Une priorité pour les archivistes, un modèle pour les documentalistes

1 LA CONSERVATION PREVENTIVE FAIT DE PLUS en plus partie des priorités des responsables des services d’archives. Cette préoccupation est à l’origine de cette étude qui propose une méthode d’évaluation présentée en trois points.

2 « Evaluer vos pratiques de conservation grâce à 124 indicateurs » permet de connaître les niveaux des pratiques dans son service sur une échelle de référence caractérisée par 124 critères. Ceux-ci concernent globalement le bâtiment (cinq groupes d’indicateurs tels que, par exemple, la gestion de l’espace immobilier, la fonctionnalité des locaux et la circulation…) ; les fonds des documents à conserver (cinq groupes d’indicateurs tels que le traitement et la gestion des fonds, le conditionnement des fonds photographiques, des enregistrements sonores et audiovisuels…) ; leur communication et manipulation (trois groupes comprenant la consultation, les prêts et expositions, la manipulation) ; la sécurité (quatre groupes : feu, dégât des eaux, vol et dégradation) et enfin les moyens humains et budgétaires disponibles pour réaliser cet objectif de conservation (deux groupes portant sur la responsabilité, la gestion de l’information et de la formation du personnel et sur le budget). Le lecteur est ensuite invité à remplir une grille-échelle des indicateurs des pratiques de conservation lui permettant de synthétiser l’ensemble de ses réponses afin de pouvoir les interpréter.

3 « Orienter les solutions des problèmes identifiés grâce aux fiches-diagnostic » lui offre ainsi la possibilité d’analyser les points faibles identifiés, de repérer des pistes de solutions en se donnant un échéancier le plus réaliste possible pour les éradiquer.

4 « Construire votre politique de conservation préventive grâce aux tableaux de synthèse » constitue la troisième et dernière partie de ce cahier de travaux d’application résolument pratique et interactif ; cette méthode exigeant, en effet, pour prendre sens, l’obligatoire participation de son utilisateur. Cette partie lui permet en particulier de vérifier que ses principaux problèmes sont bien ceux qu’il avait imaginés, de satisfaire à court terme les 12 indicateurs prioritaires sélectionnés par les auteurs sur les 124 proposés afin d’établir son plan de conservation.

5 Suivent toute une série d’annexes : d’abord une série de fiches vierges – et donc à remplir selon sa situation – des indicateurs explicités dans la première partie. Chaque indicateur donne lieu ensuite à une fiche diagnostic (annexe B). Celles-ci sont récapitulées dans des tableaux de synthèse (annexe C). Enfin l’annexe D porte sur les ressources bibliographiques susceptibles d’orienter l’utilisateur vers des lectures lui permettant d’approfondir les points sensibles de son diagnostic et présentées suivant les mêmes catégories que les indicateurs.