« Le document n’est que le moyen de transmettre des données informatives à la connaissance des intéressés, qui, éloignés dans le temps et dans l’espace, ou dont l’esprit discursif a besoin qu’on lui montre les liens intelligibles des choses. Par conséquent la documentation doit tendre à réaliser au maximum pour l’homme des conditions dont la limite à atteindre soit l’ubiquité, l’éternité et la connaissance intuitive » (Otlet, 1934, p. 25).
Le document permet aux humains une relation avec autrui et avec soi-même qui réduit les contraintes du temps et de l’espace. Cette double fonction de communication et de mémoire est remplie par le document depuis plusieurs milliers d’années. Cet outil central de l’activité humaine a donné naissance à un nombre important de concepts et a suscité de nombreux travaux scientifiques dans différentes disciplines. Pour autant, le domaine de recherche sur le document n’est pas véritablement structuré. Il n’existe pas, à notre connaissance, une théorie documentaire unifiée. L’objectif de cet ouvrage est de proposer une approche théorique intégrée et cohérente du document, centrée sur les fonctions de mémoire et de communication. Ce n’est qu’une proposition, de très nombreuses autres pourraient être faites.
L’invention du document permet aux humains d’échanger, de communiquer, avec une personne ou plusieurs, alors que ces autrui ne sont pas nécessairement présents. Il constitue aussi une assistance à la mémoire, et pas seulement à celle d’autrui : il permet à chacun de garder des traces de son passé, d’anticiper ce dont il ou elle aura besoin ultérieurement, alors que la mémoire humaine naturelle est tellement fragile…