Dans sa forme classique, le recensement dénombre la population sur le terrain et recueille des informations sur chaque personne grâce à un formulaire. L’opération est généralement conduite dans l’ensemble d’un pays au cours d’une période de quelques jours ou quelques semaines. Dans de nombreux pays d’Europe occidentale, les agents recenseurs déposent les formulaires et les reprennent une fois remplis par les personnes recensées ; à l’Est, c’est plus souvent l’agent recenseur qui remplit les documents. De plus en plus, la poste est utilisée pour l’envoi et/ou le retour des questionnaires de recensement, et même internet très récemment : en 2011, 13 pays européens offriront la possibilité de remplir le questionnaire par internet.
Le concept est simple, mais il recèle des lourdeurs et des risques dans deux domaines essentiels, l’organisation de l’opération et son acceptation par la population. Entreprise massive, le recensement entraîne des coûts d’autant plus sensibles qu’ils sont très concentrés dans le temps. Le coût le plus important est celui du travail sur le terrain, qui nécessite le recrutement d’un grand nombre de personnel temporaire ; il représente 50 % à 60 % du coût total, le reste étant absorbé par la planification, la préparation, la logistique, l’impression des formulaires, l’équipement et l’exploitation des données. La dépense culmine autour de la date de l’enquête de terrain, mais est faible à mi-chemin entre deux recensements. Corollaire de la périodicité de l’opération, il est difficile pour les instituts de statistique de maintenir les personnels permanents dans des fonctions qui permettent de tirer parti de leur expérience d’un recensement à l’autre, et le recrutement et la formation d’un abondant personnel temporaire sont difficiles à gérer.
Complexe, l’opération nécessite une bonne coordination avec diverses autres administrations, tant au niveau local que national, mais elle nécessite surtout une bonne coopération du public. Il est essentiel pour la qualité des résultats que la population accepte massivement de répondre et des pays ont rencontré des difficultés croissantes dans ce domaine depuis quelque temps. Les agents recenseurs peuvent avoir de plus en plus de mal à accéder aux logements de personnes âgées vivant seules, ou à certains quartiers de grandes villes à la sécurité mal assurée ; la mobilité et la multi-résidence peuvent aussi compliquer le recueil d’informations. En outre, les gens peuvent rechigner à fournir des renseignements déjà consignés ailleurs, en particulier dans des registres administratifs. D’ailleurs certains pays ont édicté des législations qui limitent cette demande redondante.
À ces difficultés il faut opposer un besoin croissant d’informations récentes, détaillées et de bonne qualité. La complexité et la lourdeur de l’exploitation des données du recensement font que les résultats peuvent manquer de pertinence et de fraîcheur au moment où ils sont publiés. Comme l’opération n’est souvent reconduite que tous les dix ans, il peut naître un besoin non satisfait de données à jour. Enfin la rapidité des changements dans certains domaines exigerait une adaptation souvent profonde des informations collectées par le recensement, qui n’est pas toujours possible avec un instrument pesant et dont la continuité à travers le temps est aussi une qualité espérée.
D’où la recherche d’alternatives au recensement classique depuis déjà plusieurs décennies dans certains pays industriels d’Europe et d’Amérique du Nord : emploi combiné d’un formulaire court et d’un formulaire long au Canada et aux États-Unis à partir des années 1970, recours aux registres de population (voir encadré 2) dans les pays scandinaves à la suite du Danemark en 1981, mise au point d’autres formules alternatives aux modalités classiques combinant éventuellement collecte de terrain, utilisation de registres administratifs et enquêtes sur échantillons.

Des registres municipaux de population ont été institués dès le xviii^e ou le xix^e siècle dans plusieurs pays européens (en 1749 en Suède, 1847 en Belgique, 1850 aux Pays-Bas). En 2010, il en existe dans 20 des 27 pays de l’Union européenne. Ces registres contiennent des informations sur chaque individu résident de la commune : le plus souvent, ses nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, adresse, situation matrimoniale, nationalité, éventuellement profession, lieu de résidence antérieure, lien avec le chef de ménage, etc. Les registres, organisés par ménage et unité de logement, sont créés à partir d’un recensement initial de la population. Ils sont mis à jour presqu’en continu, tout changement de situation concernant un individu étant censé y être consigné par une déclaration obligatoire ou une procédure de couplage avec d’autres fichiers : naissance, décès, changement de résidence, mariage, divorce ou changement de profession. Tout nouvel habitant emménageant dans un lieu doit notamment se déclarer à sa nouvelle commune qui le rajoute alors au registre, de même qu’il doit déclarer son départ lorsqu’il la quitte, les règles administratives variant cependant d’un pays à l’autre.
Local et manuel au départ, le système de registre de population a acquis une dimension nationale dans certains pays par informatisation et centralisation des registres communaux ; ensemble, ils constituent alors un registre national. Le recoupement entre registres locaux ou nationaux permet d’améliorer la qualité de chacun et notamment de supprimer les doubles comptes. Le couplage des informations avec d’autres registres administratifs (logement, sécurité sociale) devient également possible.