Les textes relatifs aux registres

7Ce qu’en dit le Code de droit canonique : c’est le can. 535 du CIC/1983 qui fixe les grandes règles concernant les registres paroissiaux. Situé dans le livre II, consacré au peuple de Dieu, et plus précisément dans le titre III, traitant de l’organisation interne des Églises particulières, il fixe le droit universel en la matière :

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Chaque paroisse aura ses registres paroissiaux, à savoir les registres des baptisés, des mariages, des défunts, ainsi que d’autres suivant les dispositions de la Conférence des Évêques ou de l’Évêque diocésain ; le curé veillera à ce qu’ils soient tenus convenablement et conservés avec soin.
Dans les registres des baptisés seront aussi notés la confirmation et ce qui a trait au statut canonique des fidèles, à savoir le mariage, restant sauves les dispositions du can. 1133 [canon qui traite du mariage secret], l’adoption, la réception d’un ordre sacré, la profession perpétuelle dans un institut religieux ainsi que le changement de rite ; ces mentions seront toujours reportées sur le certificat de baptême.
Chaque paroisse aura son propre sceau ; les certificats portant sur le statut canonique des fidèles et de même tous les actes ayant une importance juridique seront signés du curé lui-même ou de son délégué, et munis du sceau paroissial.

9On retrouve ici le principal du contenu du can. 470 du CIC/1917, une des innovations étant bien entendu la référence aux éventuelles normes fixées par la conférence des évêques.

10Il est bien clair que les prescriptions du droit universel s’imposent d’elles-mêmes.

11Ce qu’en dit le droit particulier élaboré par la conférence des évêques de France : le droit particulier issu de la Conférence des évêques de France s’est trouvé exposé dans le Directoire canonique et pastoral pour les actes administratifs des sacrements [2] promulgué le 5 juin 1994, et seul en usage dans tous et chacun des diocèses de France de rite latin depuis le 1^er janvier 1995.

12Au titre de ce droit particulier, peuvent s’ajouter, au niveau de la paroisse :

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• le registre de l’onction des malades donnée communautairement
• le livre des demandes en vue d’un baptême différé et le livre des professions de foi si l’évêque diocésain en a décidé ainsi.

14Le Directoire précise également que le registre des baptêmes (on parle ici de registre des baptêmes, alors que le droit universel parle de registre des baptisés (liber scilicet baptizatorum) comporte des listes pour la première communion et la profession de foi. Le registre des défunts (liber scilicet defunctorum) est ici qualifié de « registre des funérailles chrétiennes (obituaire) ».

15Les trois registres fondamentaux que sont le registre des baptêmes, celui des mariages et celui des funérailles doivent exister dans chaque paroisse, en double et pour chaque année. Ils peuvent constituer trois registres différents ou être réunis en un seul volume et c’est au droit particulier d’en décider.

16Ils doivent être reliés ou brochés solidement afin qu’aucun feuillet ne puisse s’en détacher et, si l’évêque diocésain a décidé de les constituer en feuillets détachables, ils doivent être reliés en fin d’année. L’un des deux exemplaires sera transmis à l’évêché.

17Il est enfin précisé que le diocèse aux armées jouit d’un régime particulier.

18Ce que peut en dire le droit particulier diocésain : nous venons de voir que dans le droit particulier émanant de la Conférence des évêques de France, on évoque déjà des situations où l’ordinaire du lieu aura toute latitude pour mettre ou non en œuvre une proposition de celle-ci. On citera par exemple la décision de savoir si les registres doivent être sur feuillets mobiles à relier chaque année ou sur registre déjà broché ou relié, et s’il doit y avoir trois registres distincts ou un seul registre par paroisse.

19L’évêque, en matière de registre, peut aussi être amené, selon le Directoire, à décider de la mise en place de registre dans un hôpital ou une maternité, pourtant inclus dans le territoire d’une paroisse. Le can. 860, § 2, en effet, présente un caractère restrictif, puisqu’il précise que le baptême ne doit pas être célébré dans les hôpitaux, sauf en cas de nécessité ou pour une autre raison pastorale impérieuse, et nisi aliter Episcopus dioecesanus statuerit, c’est-à-dire sauf si l’évêque en décide autrement. Le Directoire en tire la conclusion que « les hôpitaux et maternités peuvent avoir leurs propres registres, si l’évêque diocésain en a décidé ainsi » [3].

Les différents registres paroissiaux de catholicité

20Le Directoire dispose que les registres seront au format européen de 21 x 29,7 cm en y ajoutant le blanc nécessaire pour les marges exigées pour la reliure, et le papier de qualité excellente. Les feuillets comportent une partie préimprimée et les renseignements propres sont inscrits à la main, au stylo à bille à encre noire ou au stylo à encre noire. Le Répertoire renvoie, à cet égard, aux instructions administratives françaises sur l’état civil [4]. Les modifications (rayer des mots ou en ajouter d’autres) sont faites en apposant les initiales dans la marge avec le nombre de mots rayés ou ajoutés.

21Le registre des baptisés (ou des baptêmes). – Ce registre est destiné à satisfaire aux dispositions du can. 877 : Le curé du lieu où le baptême est célébré doit noter avec soin et sans retard dans le registre des baptisés les noms des baptisés avec mention du ministre, des parents, des parrains et des témoins s’il y en a, du lieu et du jour où le baptême a été administré, en indiquant aussi la date et le lieu de naissance.

22S’il s’agit d’un enfant de mère non mariée, le nom de la mère doit être inscrit, si sa maternité est connue publiquement ou si elle le demande elle-même spontanément par écrit ou devant deux témoins : le nom du père devra également être inscrit, si sa paternité est prouvée par un document officiel ou par sa propre déclaration faite devant le curé et deux témoins : dans les autres cas, seul le nom du baptisé sera inscrit, sans faire aucune mention du nom du père ou des parents.

23S’il s’agit d’un enfant adopté, les noms des adoptants seront inscrits et, du moins si cela se fait dans l’état civil du pays, ceux des parents naturels, selon les paragraphes précédents, et en tenant compte des dispositions de la conférence des évêques.

24Sur ce dernier point, la Conférence des évêques de France a légiféré : s’il s’agit du baptême d’enfant adopté, ne seront portés en marge des actes de baptême que les renseignements civils qui font de droit ou de fait l’objet à l’état civil d’une mention marginale sur l’acte de naissance [5].

25On doit appeler l’attention sur l’importance toute particulière du registre des baptêmes, puisque c’est sur celui-ci que seront faites les annotations tout au long de la vie religieuse de l’intéressé.

26Le registre des mariages. – Ce registre est destiné à satisfaire les dispositions des can. 1121 et 1122 dont les éléments les plus habituellement usités sont rappelés ci-après : une fois le mariage célébré, le curé du lieu de la célébration ou son remplaçant, même si ni l’un ni l’autre n’y ont assisté, inscrira aussitôt que possible dans le registre des mariages, de la manière prescrite par la conférence des évêques ou par l’évêque diocésain, les noms des époux, de l’assistant et des témoins, le lieu et la date de la célébration du mariage […].

27Le mariage contracté sera aussi noté dans les registres des baptisés dans lesquels le baptême des conjoints est inscrit. Si un conjoint n’a pas contracté mariage dans la paroisse où il a été baptisé, le curé du lieu de la célébration transmettra aussitôt que possible la notification du mariage contracté au curé du lieu où le baptême a été conféré.

28Le registre des défunts. – Qualifié, nous l’avons vu, de registre des funérailles chrétiennes ou « obituaire » par le Directoire, il résulte du can. 1182 : Après l’enterrement, l’inscription sera faite au registre des défunts, selon le droit particulier.

29Le Directoire publie un modèle d’exemplaire de page du registre [6], contenant le numéro d’ordre, les prénoms, nom, date du décès et âge du décédé.

30Autres registres paroissiaux liés à l’état religieux. – Si le droit particulier en a ainsi décidé, on pourra trouver dans une paroisse :

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• un registre de l’onction des malades donnée communautairement. Le Rituel français de 1977 indique : Il sera bon de porter sur un registre les noms des malades qui ont reçu le sacrement de façon communautaire, afin de s’assurer périodiquement que ces malades sont visités et aidés spirituellement tout au long de leur maladie [7]. C’est donc bien un souci pastoral qui guide cette démarche, l’inscription en elle-même n’ayant pas d’intérêt canonique spécifique, ce sacrement étant réitérable.
• un livre des demandes en vue d’un baptême différé : Ainsi que le précise le Directoire, cette décision entraîne un suivi pastoral, et laisse l’entière obligation des parents de faire baptiser leur enfant dans les premières semaines (can. 867, § 1). Il ne s’agit pas d’un registre de catholicité mais d’un « livre particulier » dit toujours le Directoire, sans double à l’évêché, et on précise même qu’il ne s’agit pas d’un document canonique
• un livre des professions de foi, étant précisé par le Directoire que rien n’empêche que la liste des professions de foi figure dans le registre paroissial des baptêmes de l’année, et qu’une aumônerie peut avoir son livre des professions de foi [8].

32C’est pour mémoire que nous évoquerons ici la confirmation : elle ne donne pas lieu à registre paroissial, la confection du registre ad hoc incombant au chancelier de l’évêché. C’est ce qui résulte du Directoire, la Conférence des évêques de France n’en ayant pas statué autrement. Resterait cependant toujours la possibilité à l’évêque diocésain, conformément à la possibilité qui lui reste expressément ouverte par le can. 895 de prescrire un registre paroissial.

33Ordinairement, il est tenu en paroisse une liste alphabétique des confirmations, qui permettra à l’évêché de constituer son registre.

34Par ailleurs peut être tenue une table alphabétique des baptisés hors de la paroisse d’origine, reprenant les baptisés originaires de la paroisse mais baptisés en dehors d’elle.

35Du livret de famille catholique et de la carte catholique. – Bien qu’il ne s’agisse nullement de registres de catholicité ni même de documents publics qui prouvent un état religieux, il convient de parler brièvement de ces deux pièces.

36On conservera la coutume de donner un livret de famille catholique sur lequel sera mentionné le baptême des enfants expose le Directoire dans son édition de 1994 [9]. Ce livret existait déjà dans le cadre du Directoire de 1954, reprend les données de l’acte officiel de baptême sans, dit le texte, être cependant un document officiel canonique. En fait, il sera utilisé pour des recherches ultérieures, au moment de la confirmation ou du mariage, par exemple, si l’on n’a plus mémoire de la paroisse du baptême, il rendra service [10], ou suffit [11] pour l’inscription au catéchisme ou dans un établissement d’enseignement catholique, mais non pour la première communion. On n’y trouvera jamais d’annotations canoniques.

37Le cas de la carte catholique s’avère plus compliqué, en ce sens que la rédaction du Directoire, qui a été qualifiée d’ambiguë sur ce point par certains commentateurs au moment de la sortie du texte, l’est en effet par l’imprécision des termes employés : après la célébration du baptême, on délivrera toujours une carte catholique qui permettra soit de prouver la qualité du baptisé (pour la première communion, l’entrée dans un établissement d’enseignement catholique, etc.), soit de répondre à des situations particulières, soit de retrouver plus facilement le lieu et la date du baptême, vu la mobilité des fidèles [12].

38On conservera la coutume de délivrer, écrit-on pour le livret de famille catholique, on délivrera écrit-on pour la carte catholique, ce qui semble plus fort. Or ces deux documents ne relèvent que du droit particulier et la décision de rendre obligatoire cette carte ou de conserver la coutume pour le livret sont du ressort de l’évêque diocésain. Et en ce qui concerne la carte, elle a certes une valeur indicative mais ne saurait se poser en document officiel.

39Des inscriptions sur les registres paroissiaux de catholicité

40Il faut bien faire la différence entre les différentes inscriptions qui peuvent être réalisées sur les registres paroissiaux : sous ce terme volontairement général, il faut en réalité constater plusieurs situations :

41Rédaction, annotation et transcription : La rédaction de l’acte consiste en fait, s’agissant des registres paroissiaux de catholicité, à compléter une partie préimprimée par des renseignements spécifiques à chaque acte, est faite à la main, au stylo à bille ou à encre noire, sans surcharge ni grattage, et en approuvant les éventuelles modifications que sont les rayures de mots imprimés ou manuscrits, ou encore les ajouts de mots, en apposant les initiales du rédacteur dans la marge et en indiquant le nombre de mots concernés.

42Il n’est point la peine d’insister sur la nécessaire lisibilité des mentions manuscrites et sur le strict respect des orthographes, en particulier en ce qui concerne les noms de famille. On notera que la signature du célébrant ne peut être remplacée par une griffe, et qu’il n’est pas prescrit d’apposer sur chaque acte le sceau paroissial. Les actes sont numérotés à la suite.

43L’annotation de l’acte peut consister en une rectification de celui-ci par le biais d’annotations marginales. On peut, par exemple, se trouver devant le cas d’une erreur matérielle. On sera amené à tenir compte de ces annotations marginales dans le cadre de la délivrance ultérieure d’extraits et copies d’actes. Bien entendu, cette annotation ne saurait se faire qu’à la vue de pièces authentiques.

44Aucune rectification n’est possible sur le registre paroissial dès lors que le double de l’acte a été déposé à l’évêché. Il faut alors une autorisation spécifique et, si la rectification doit se faire, il y sera également procédé sur l’exemplaire détenu dans les archives de catholicité diocésaines.

45Exception qui confirme la règle : en cas de mariage dans la paroisse de baptême, l’annotation peut se faire aussitôt sur le registre des baptêmes

46En effet, d’autres annotations peuvent être faites sur les registres paroissiaux, de loin les plus nombreuses, mais ce sont celles qui se font en conséquence d’une notification et qui, matériellement transcrites, modifient l’état religieux de la personne intéressée. Ces annotations résultant de notifications faites à la paroisse vont de la confirmation au mariage, à la réception du diaconat, presbytérat ou épiscopat, ou encore au changement de rite, la déclaration de nullité du mariage avec ou sans vetitum, et bien d’autres situations encore. Ces annotations par la voie de la transcription du contenu d’une notification sont naturellement faites sur le double des actes détenus dans les services diocésains.

47La notification en vue de transcription fonctionne dans deux sens. Un curé célèbre un mariage. Il le notifie au service des actes de catholicité de son diocèse, qui le transmettra de manière à ce que la paroisse de baptême des intéressés puisse procéder à la transcription par voie d’annotation qui sera faite également dans les registres diocésains. La paroisse concernée renverra ensuite l’attestation de transcription.

48Encore faut-il, pour que tout cela fonctionne normalement, que les actes soient effectivement rédigés, et les notifications faites suivies d’effet. Il faut malheureusement constater que, dans un certain nombre de cas, on est amené à rechercher, par témoignage ou production de documents, confirmation de la délivrance de sacrements qui, pour différents motifs, n’ont pas été régulièrement enregistrés.

49En matière de mariage, par exemple, une non-transcription demandée d’un mariage peut faire croire à un état libre au vu du registre des baptêmes, et induire en erreur sur le statut canonique du baptisé.

50Il n’est pas inintéressant de remarquer que n’a pas été évoquée une situation autre qui est celle de la radiation de l’acte : celle-ci ne saurait se concevoir que dans un cadre très normé : on peut citer le cas de l’enfant adopté baptisé avant adoption et changeant de nom. C’est l’évêché qui donnera à la paroisse les instructions nécessaires en ce sens, qui se traduiront par deux traits en forme de x sur l’acte et la mention « ne pas délivrer d’acte, consulter l’évêché ».

51Pour ce qui concerne la sortie d’Église par acte formel, il convient de rappeler qu’en un tel cas, aucun certificat de radiation ne peut être délivré et qu’en marge du baptême, on inscrira « ne pas délivrer d’acte sans recourir à l’évêché ».

52Sur cette dernière situation, qui donne régulièrement lieu à débat, il nous semble en effet nécessaire de préciser quelques points, dont certains seront rappelés plus avant dans cette intervention :

53En 1992, saisi par un requérant qui demandait qu’après mention faite en regard de l’acte de baptême le concernant de son désir de ne plus être compté parmi les catholiques, il soit procédé à sa radiation du registre paroissial, la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) a considéré que l’information contenue au registre n’était ni inexacte (le baptême avait bien été célébré), ni incomplète, ni équivoque, ni périmée (le baptême ayant un caractère indélébile et l’inscription du sacrement traduisant une réalité historique) et donc que la requête présentée ne pouvait faire l’objet d’une suite favorable [13].

54La question du respect de la vie privée, susceptible d’être évoquée, suppose une publicité du registre (au sens juridique français, c’est-à-dire la possibilité par des tiers d’avoir accès à son contenu). Or les dispositions du Code de droit canonique limitent à la seule personne intéressée la délivrance d’une copie (can. 487, § 2), et lorsque les registres sont déposés aux archives, qui sont des archives privées, il n’y a pas d’accès direct à ceux-ci.

55Du côté des personnes susceptibles d’avoir accès à ces archives, qui sont en nombre particulièrement réduit (le chancelier de l’évêché et l’évêque sont seuls à détenir la clé du local, ou le curé celle de l’armoire), ils sont tenus au secret professionnel comme au secret du titulaire d’un office ecclésiastique, spécifique au droit canonique (can. 471)

56Les rédacteurs des actes, les signataires : Nous avons vu que, pour le registre des baptisés et celui des mariages, le Code de droit canonique cite le curé pour le baptême [14] et le curé ou son remplaçant pour le mariage [15].

57Il convient en effet de séparer les opérations de préparation de l’acte ou de délivrance d’actes ou d’extraits, qui peuvent être réalisées par différentes personnes, de celle de signataire de l’acte lui-même qui ne peut provenir bien évidemment, que du responsable de la tenue du registre, le curé, ou par délégation du curé ou de l’ordinaire du lieu, par le prêtre ou le diacre qui est intervenu comme ministre, témoin, officiant. Le Directoire donne comme exemple le vicaire qui a baptisé, le prêtre délégué qui a reçu les consentements [16].

58Qu’en sera-t-il précisément pour la délivrance des actes ou extraits ? Le Directoire cite en page 8 « les secrétaires paroissiaux, les personnes dûment mandatées et les “notaires” si l’évêque diocésain juge bon de créer cet office » [17]. À propos de la délivrance de copies ou extrait d’actes, ce même document évoque les personnes habilitées par le droit : curés, vicaires, diacres, ainsi que les secrétaires paroissiaux ayant reçu à cet effet une délégation écrite de l’autorité compétente. Elles sont appelées dans le Directoire « personnes canoniquement mandatées », et font l’objet de son annexe 1 [18]. On y apprend que les secrétaires paroissiales (sic) qui préparent les registres, les copies, les extraits de baptême doivent recevoir une formation sérieuse, et qualifiée d’indispensable, qui peut être assurée par le curé avec l’aide du Directoire.

59Au-delà de cette formation, certes indispensable, il conviendrait surtout et toujours de s’assurer de l’idonéité des personnes concernées, et de leurs qualités absolument nécessaires d’ordre et particulièrement de discrétion. Les curés doivent particulièrement être vigilants sur ce point. Il est aussi indiqué, ce qui est important, « en droit, la signature de ces secrétaires ne fait pas foi, mais le curé peut mandater par écrit une personne qui a reçu la formation nécessaire » [19]. Après avoir rappelé que les personnes canoniquement mandatées sont le curé, les prêtres, les diacres, il dispose : « mais l’évêque, s’il le juge utile, peut instituer un office dans son diocèse » et lui conseille alors de s’inspirer de différents canons relatifs à l’office ecclésiastique.

60Ces dispositions entraînent plusieurs réflexions :

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• l’une du canoniste, qui jugera précisément peu canonique la formule qui reprend le curé au même titre que les vicaires, diacres et autres secrétaires paroissiaux : le droit universel, nous l’avons vu, habilite le curé tant pour les registres paroissiaux que pour les copies et extraits, par le can. 535. Tous les autres doivent recevoir délégation. Celle-ci peut émaner du curé ou résulter du droit particulier issu de l’évêque diocésain, pour tous les vicaires, par exemple ;
• l’autre à propos de l’office de notaire : la notion de « notaire paroissial » qui nous réunit ici est à manier avec précaution. Le véritable notaire, celui des can. 483-484 dont l’attestation ou la signature font publiquement foi, celui qui a, entre autres, dans son office la charge de fournir les actes ou les documents tirés des registres et légitimement réclamés ainsi que de déclarer leur conformité de leurs copies avec l’original, doit être constitué par l’évêque diocésain. Lui seul peut canoniquement être qualifié de notaire.

62Il n’est pas impossible d’en trouver en paroisse : le Directoire, nous l’avons vu, l’évoque. Des recherches faites dans les diocèses permettent d’en trouver la trace ici ou là. On évoquera tout particulièrement, par exemple, au diocèse de Grenoble, où nous relevons en paroisse un notaire paroissial ainsi décrit : « Il a la responsabilité des actes administratifs et des archives de la paroisse. Il est en lien avec le chancelier du diocèse à la maison diocésaine. C’est l’équipe paroissiale qui l’appelle et le propose à l’évêque qui lui confie cette mission » [20].

63Toutefois, très souvent, ce « notaire paroissial » n’a pas reçu de l’évêque un véritable office, et remplit le rôle d’une « personne canoniquement mandatée » sous réserve d’être titulaire d’une délégation ad hoc.

64On peut aussi citer, par exemple, les dispositions prises dans le diocèse de Viviers par décret épiscopal relatif aux orientations diocésaines pour l’organisation administrative des paroisses, de 2002, qui précisent qu’une personne sera proposée par le curé ou modérateur in solidum et l’ÉAP (Équipe d’animation paroissiale) pour remplir les fonctions de notaire paroissial. Il reçoit délégation du curé ou du modérateur in solidum [21].

65Au diocèse de Chartres, dans le cadre du document Repères pour la mise en œuvre des nouvelles paroisses, de 2008, il est prévu que dans chaque nouvelle paroisse, le curé appelle un notaire paroissial, dont le nom est communiqué au responsable diocésain des actes de catholicité [22].

66Du bon usage de l’informatique et de ses limites. – Le Directoire, en 1994, évoquait déjà l’irruption de l’informatique et de l’ordinateur domestique sous la forme du « fichier de catholicité » permettant de retrouver facilement l’acte de baptême d’une personne, simple table des matières ne pouvant pas servir à établir un acte de baptême. Par le programme « Catho », proposé par le Secrétariat général de l’épiscopat [23] on pouvait ainsi interroger les listes établies et retrouver un acte de baptême par un nom, une année de naissance ou une année de baptême. Le texte invitant à codifier chacune des paroisses, selon l’ordre alphabétique et évoquant des situations telles que l’absence de prêtre résidant dans chacune des paroisses ou de difficultés dans les villes comprenant plusieurs paroisses, nous font penser que ce fichier avait une vocation diocésaine.

67Une note du service des affaires administratives, juridiques et financières de la CÉF du 16 février 1998, établie en concertation avec le comité canonique, confirme qu’un tel fichier de catholicité s’adresse aux chanceliers et que ce fichier vise à retrouver facilement un acte de baptême, ne pouvant toutefois servir à en établir un.

68Depuis, le développement de l’informatique a conduit à la création de logiciels spécialisés qui se donnent pour objectif de procéder plus rapidement et sans risques d’erreur de recopie à la délivrance des actes ou extraits. Cela n’est concevable que dans le respect d’un certain nombre de règles : celles, générales, fixées par la Commission nationale de l’informatique et des libertés, et celles particulières qui s’attachent à des registres contenant des relevés d’actes sacramentels.

69Sur la CNIL, on se rapportera à la loi du 6 janvier 1978 modifiée par la loi du 6 août 2004 après transposition d’une directive européenne et actualisation, relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, qui prévoit qu’il est interdit de mettre ou conserver en mémoire informatisée, sauf accord exprès de l’intéressé, des données nominatives qui, directement ou indirectement, font apparaître des origines raciales ou des opinions politiques, philosophiques ou religieuses ou les appartenances syndicales ou les mœurs de personnes. Toutefois, les groupements à caractère religieux, philosophique, politique ou syndical peuvent tenir registre de leurs membres sous forme automatisée. C’est ce qui ressort de la combinaison des articles 8 et 22 de ce nouveau texte [24].

70Certes, ces dispositions spécifiques aux registres n’empêchent pas la CNIL de pouvoir enquêter, le cas échéant sur le respect des règles de fond édictées par la loi, ce qu’elle a fait, ainsi que nous l’avons indiqué, supra, en 1992 à la demande d’une personne qui voulait se faire radier du registre paroissial sur lequel avait été inscrit son baptême, mais il n’en demeure pas moins qu’un registre informatisé n’aurait pas à être déclaré.

71Divers logiciels sont actuellement accessibles dans le cadre des opérations administratives d’une paroisse, et parmi les opérations rendues possibles peut figurer l’édition de certificats ou extraits. Ce qu’il faut en dire, c’est qu’en aucune manière les données qui sont saisies informatiquement dans ces logiciels n’ont une valeur officielle, et qu’ils ne peuvent se substituer aux registres en papier.

72Sur le site d’information de l’un de ces logiciels, Paroiciel, on peut trouver la mention suivante : « Il faut systématiquement vérifier la conformité des documents produits avec le contenu des registres officiels et corriger tout ce qui ne serait pas strictement exact ou complet. L’informatisation ne peut décharger le notaire paroissial de cette responsabilité de validation qui lui revient complé tement » [25].

La délivrance d’actes et d’extraits

73Actes et extraits. – Les notions de copies et d’extraits sont de même nature que celles utilisées en droit civil national. Les copies reproduisent intégralement sans rien y ajouter ou retrancher le texte de l’acte original, y compris les mentions marginales. Les extraits ne reproduisent de ce texte que la seule partie utile en vue d’un emploi déterminé.

74En droit universel, le can. 487, § 2 dispose : « Les intéressés ont le droit d’obtenir, par eux-mêmes ou par procureur, la copie authentique écrite ou photocopiée des documents qui de leur nature sont publics et qui concernent l’état des personnes ». Il est donc possible de délivrer copies et extraits aux seuls intéressés et aussi, dans le seul cas des enfants mineurs, à leurs parents ou tuteurs.

75Il convient de rappeler le contenu du terme « publics » repris dans le canon susvisé : ce terme est à prendre dans son acception canonique, différent du sens commun juridique français : loin d’être un document « accessible au public », « non privé » cela signifie que le document auquel il est fait référence fait preuve des mentions qui y sont contenues et de ce qui y est affirmé, en référence aux can. 1540 et suivants du Code de droit canonique en vigueur.

76Ces documents sont donc « publics et ecclésiastiques » mais vis-à-vis du droit national, ils restent des documents privés.

77Le Directoire précise que la prudence et la charité demandent qu’on ne délivre pas, même à l’intéressé, n’importe quelle reproduction de l’acte, surtout en ce qui concerne l’acte de baptême lorsque celui-ci comporte des mentions marginales faisant état d’un changement de nom [26].

78Précision importante : la copie du registre des baptêmes délivrée en vue du mariage peut naturellement être demandée par l’intéressé, mais elle doit toujours être adressée directement au prêtre qui assure la préparation au mariage, afin d’éviter tout danger de falsification quant à l’état libre du futur conjoint.

79Si la copie est faite par photocopie, il faudra la certifier conforme à l’original, la dater, la signer et la munir du sceau paroissial.

80Le cas des paroisses supprimées ou regroupées : Ainsi que nous avons pu le constater au début de cet exposé, le Code de droit canonique dispose que chaque paroisse aura ses registres paroissiaux et son propre sceau.

81Le Directoire de 1994, assez curieusement, utilise plusieurs fois le terme de paroisse canonique [27] ce qui ne correspond pas à une classification ecclésiale particulière, sauf si l’on veut la différencier d’un autre type de paroisse également cité dans le Directoire : la paroisse restructurée, un décret étant venu supprimer des paroisses pour en fonder une nouvelle, plus étendue.

82Nous laisserons ces désignations particulières au seul Directoire et envisagerons les différents cas de figure qui peuvent se présenter dans les paroisses.

83Cas habituel : une paroisse, des registres paroissiaux.

84Modification du tissu paroissial : pour le Directoire, l’évêque diocésain décidera du lieu où seront conservés les archives et leur contenu, dont les actes de catholicité. Dans le cas d’une nouvelle paroisse regroupant le territoire de plusieurs anciennes paroisses, un nouveau sceau unique sera mis en place. En fait, la situation est variable selon les lieux. Prenons quelques exemples.

85Au diocèse de Viviers, on a procédé ainsi lors de la modification du tissu paroissial du 1^er janvier 2003 : les registres de catholicité des anciennes paroisses ont été clos et transférés au secrétariat des paroisses nouvelles, au moment où de nouveaux registres y étaient mis en place [28].

86Au diocèse de Chartres, le document intitulé Repères pour la mise en œuvre de nouvelles paroisses précité et présenté par l’évêque, indique ceci : « Chaque communauté locale dispose de deux registres portant mention du nom de la paroisse, suivi du nom des quartiers ou des villages qui la composent. À la fin de chaque année civile, un exemplaire est conservé au secrétariat paroissial, l’autre étant envoyé au service des registres de catholicité du diocèse. Pour l’archivage des registres des anciennes paroisses, chaque paroisse précisera son mode d’organisation. En règle générale, ils seront archivés au secrétariat de la nouvelle paroisse. Cependant, pour de justes raisons, les communautés locales pourront conserver leurs registres ». Et il est indiqué que dans ce cas, le curé désigne alors dans les communautés locales ainsi concernées, un responsable chargé des registres et de la délivrance des actes administratifs qui travaillera avec le notaire paroissial. Nous retrouvons donc là une « personne canoniquement mandatée » [29].

87Au diocèse de Grenoble, on a choisi de procéder ainsi : les actes de catholicité sont rédigés au niveau des relais, terme utilisé pour désigner les anciennes paroisses, par les prêtres, les équipes de préparation au baptême et au mariage, les catéchistes, les aumôneries, les équipes d’accompagnement des familles en deuil. Dans chaque relais, une personne désignée veille à leur bonne tenue et à leur collecte. Les actes, comme les registres des anciennes paroisses sont regroupés et tenus par le notaire paroissial à la maison paroissiale [30].

88Nous avons examiné le cas des paroisses restructurées, comme l’écrit le Directoire. Mais se pose aussi la question de la situation des registres de paroisses existant toujours mais, de facto, englobées dans un secteur paroissial ou toute autre dénomination.

89Au diocèse de Tulle, par exemple, il est admis que les registres, pour des questions de sécurité, soient matériellement conservés dans la paroisse siège du groupement paroissial ou de l’ensemble interparoissial, mais lors de la célébration d’un baptême ou d’un mariage, le registre est alors transféré dans la paroisse concernée [31].

90Le droit particulier devrait, en toute hypothèse, en décider.

91La consultation des archives de catholicité paroissiales. – De nombreux motifs peuvent amener à souhaiter consulter des archives de catholicité paroissiales : outre une volonté particulière dans une situation précise, et qui peut être conflictuelle, il y a souvent le cas de recherches généalogiques.

92Nous avons vu précédemment que l’intéressé seul peut demander copie d’un acte le concernant. Copie, mais pas consultation directe : le Directoire appelle à la vigilance sur ce point : il convient de ne jamais ouvrir directement le registre devant quiconque. Même lorsque l’acte ne comprend aucune mention inconnue du demandeur, dans le corps de l’acte ou dans la marge, la prudence s’impose [32].

93Mais qu’en est-il de la recherche généalogique, dont l’engouement de nos compatriotes est certain depuis les vingt dernières années ? Le Directoire de 1994 affirme, en ce qui concerne les recherches généalogiques, qu’à l’instar de l’état civil court un délai de cent ans. Il s’appuie pour le dire sur le raisonnement suivant [33] : les registres paroissiaux, avec tous les actes originaux qui s’y trouvent, ont valeur de documents publics ecclésiastiques. Au regard du droit civil, ce sont des archives privées qui, à ce titre, ne sont pas ouvertes au public avant cent ans, et renvoie au décret du 3 août 1962 sur l’état civil [34]. Ce décret a été modifié par un nouveau décret du 16 septembre 1997 [35], mais le principe de cette durée n’a pas été modifié.

94Ainsi que cela a été remarqué dès la publication du Directoire [36], la première partie de cette affirmation est exacte, mais la deuxième est inconséquente avec la première : si ce sont des archives privées, elles ne sont pas concernées par la disposition du droit civil indiquée en référence, disposition qui ne concerne que les registres d’état civil.

95Les archives privées dépendent, pour leur éventuelle consultation ou reproduction de l’autorité dont elles relèvent, ici l’autorité ecclésiastique selon les dispositions du droit ecclésial.

96Le délai de cent ans (à partir de la naissance pour les baptêmes et à partir de la date du mariage), pendant lequel les archives de catholicité de l’Église catholique ne sont pas ouvertes, semble être une pratique commune, mais ce n’est absolument pas une obligation qui trouverait son origine dans une disposition du droit civil.

97On pourrait ainsi citer à cet égard une note de la Secrétairerie d’État de 1978, qui expose que la reproduction des registres paroissiaux peut être concédée au delà de 70 ans [37].

98A contrario, on peut trouver sur le site d’un diocèse français, celui de Tulle, la décision de ne pas délivrer de certificats ou de copies des registres de catholicité avant 120 ans de délai [38].

Le lien avec les archives de catholicité diocésaines :

99L’envoi des doubles des registres, ou d’autres listes. – En fin d’année civile, le curé doit communiquer au service diocésain des actes de catholicité un exemplaire authentique de tous les registres paroissiaux. En effet, ces doubles seraient d’un grand secours en cas de perte ou de destruction des registres déposés aux archives paroissiales, structure sur laquelle nous reviendrons. À partir du jour où le double a été déposé au service diocésain des actes de catholicité, aucune rectification ne peut être faite sur le registre détenu aux archives paroissiales sans avoir obtenu l’autorisation de l’ordinaire du lieu ou du chancelier de la curie diocésaine. Naturellement, si la rectification doit être faite, elle le sera sur les deux registres.

100Au-delà des registres paroissiaux, on doit aussi faire mention des listes que le curé peut être amené à transmettre : premières communions, professions de foi, confirmations.

101Le retour des attestations de transcription. – Nous avons évoqué les circonstances dans lesquelles le curé ou son délégué doit notifier à la chancellerie de l’évêché les événements survenus dans sa paroisse, tel un mariage. Il notifie le mariage et l’envoie à la chancellerie de l’évêché qui la transmet au curé du lieu du baptême de chaque époux. Une attestation de transcription doit être faite à la paroisse du baptême de chacun des époux catholiques et à l’évêché qui détient le deuxième registre.

102In fine, le document, après être passé à la paroisse du baptême et au service des actes de catholicité de l’évêché doit retrouver place dans le dossier de mariage conservé au lieu de célébration. Il s’agit donc d’un circuit qui, logiquement suivi, doit conduire à ce que toutes les conséquences administratives du mariage soient bien matérialisées.

103En est-il réellement ainsi ? Trop souvent, on fait état de liasses de notifications retrouvées dans les paroisses au moment d’un changement de curé ou de restructurations. Je n’insisterai pas sur l’importance, par trop évidente, de la transcription rapide par annotation du registre paroissial.

104Les vérifications régulières. – L’évêque diocésain a le devoir d’assurer par lui-même ou par son délégué, un contrôle sérieux de la rédaction, de la tenue et de la garde des registres paroissiaux. C’est ce que rappelle le Directoire [39], reprenant le contenu du can. 535, § 4 [40], qui va d’ailleurs au-delà des simples registres paroissiaux et évoque les archives paroissiales d’une manière plus générale. Le doyen est également concerné par le can. 555, § 1, 3°, qui lui prescrit de veiller à ce que les registres paroissiaux soient correctement tenus à jour et conservés convenablement, et qu’en cas de maladie ou mort du curé, les registres ne soient ni perdus ni dérobés (can. 555, § 3).

Les registres paroissiaux autres que ceux de catholicité

105Les registres des offrandes de messes. – Le droit universel évoque l’existence du registre des offrandes de messes dans le can. 958 : Le curé et le recteur d’une église ou d’un autre lieu de piété, dans lequel des offrandes de messes sont ordinairement reçues, tiendront un registre spécial dans lequel ils noteront soigneusement le nombre de messes à célébrer, l’intention, l’offrande et la célébration accomplie.

106L’Ordinaire est tenu par l’obligation de contrôler ces registres chaque année, par lui-même ou par d’autres.

107Autres registres de messes. – Par ailleurs, le droit universel prescrit aussi (can. 955, § 3) : Ceux qui confient à d’autres des messes à célébrer inscriront sans tarder dans un registre tant les messes qu’ils ont reçues que celles qu’ils ont confiées à d’autres, en notant aussi le montant des offrandes.

108Cette disposition est complétée par la directive du paragraphe suivant de ce même can. 955, qui prescrit que tout prêtre doit soigneusement noter les messes qu ‘il a accepté de célébrer et celles qu ‘il a acquittées. Il s’agit là d’une obligation du prêtre, et non de la paroisse dont il est le pasteur. S’il confie cette tâche à quelqu’un, secrétaire par exemple, cette personne le fait toujours pour le compte du prêtre.

109Les autres registres paroissiaux. – On citera encore, au titre des registres que l’on doit trouver en paroisse, l’inventaire que le curé doit dresser au moment de son installation, et dont un exemplaire doit être adressé à la curie diocésaine, le tableau des charges des fondations pieuses, dressé et affiché, et un livre spécifique dans lequel sont notées toutes et chacune des charges, leur exécution ainsi que les offrandes, conformément au can. 1307, § 2. Il est précisé que ce livre est différent de celui prescrit par le can. 958 susvisé, le « livre des offrandes de messes ».

110C’est pour mémoire que nous indiquerons enfin que les administrateurs de biens ecclésiastiques doivent posséder et conserver d’autres livres ou registres, qui sont demandés par le droit civil national, en matière d’assurances ou de droit du travail, ou à caractère comptable.

Les textes relatifs aux archives paroissiales

111Ce qu’en dit le Code de droit canonique : Le can. 486 prescrit : Tous les documents qui concernent le diocèse ou les paroisses doivent être conservés avec le plus grand soin.

112Et le can. 491 dispose : L’Évêque diocésain veillera à ce que soient aussi conservés les actes et les documents des églises cathédrales, collégiales, paroissiales et des autres églises se trouvant sur son territoire, et que soient établis en deux exemplaires les inventaires ou catalogues dont l’un sera conservé dans leurs archives propres, l’autre dans les archives diocésaines.

113En dehors de ces deux textes, c’est le § 4 du can. 535 qui fixe, pour le droit universel, le contenu des archives paroissiales, en ces termes : Chaque paroisse aura une armoire ou un dépôt d’archives où seront conservés les registres paroissiaux, en même temps que les lettres des Évêques et les autres documents dont la conservation est nécessaire ou utile ; cet ensemble sera inspecté par l’Évêque diocésain ou son délégué lors de la visite ou à une autre occasion ; le curé veillera à ce qu’ils ne tombent pas dans les mains d’étrangers

114Ce que peut en dire le droit particulier : Le Directoire de 1994 apporte quelques précisions en indiquant que dans toute paroisse canonique (on ne renouvellera pas ici les observations précédentes sur la notion d’une paroisse qui ne serait pas canonique…) à la sacristie ou au presbytère doit exister une armoire ou meuble aux archives où sont rangés obligatoirement les registres paroissiaux, les documents épiscopaux, la correspondance officielle et toutes les pièces d’archives qu’il est nécessaire ou utile de conserver. Ces documents ont un caractère confidentiel et personne ne peut exiger de les consulter. En cas de difficulté, on consultera l’évêché [41].

115En cas de restructuration des paroisses, reprend le Directoire, l’évêque diocésain décidera du lieu où seront conservées les archives et de leur contenu (actes de catholicité, dossiers de mariage, bulletin religieux du diocèse etc.) [42].

116C’est donc au droit particulier de légiférer en la matière, et de décider, notamment au moment où des modifications dans les structures paroissiales se produisent, ce qu’il convient de faire. Dans les diocèses déjà évoqués, par exemple, il est prescrit, pour celui de Viviers, de regrouper les archives des anciennes paroisses au secrétariat de la paroisse nouvelle, avec une attention particulière pour le transfert des « dossiers de mariage », les plans, documents anciens concernant la vie et les bâtiments paroissiaux, après inventaire en trois exemplaires, destinés à l’ancienne paroisse, la nouvelle et les archives diocésaines.

117Au diocèse de Chartres, il est conseillé de faire de même, en prenant contact avec le coordinateur de la commission diocésaine des archives historiques afin de discerner ce qui est préférable pour la conservation d’archives historiques anciennes.

Le contenu des archives paroissiales :

118Principales composantes des archives paroissiales : Nous avons déjà évoqué le contenu des archives paroissiales, indiqué dans le code au can. 535, § 4, et précisé dans le Directoire.

119Si la présence dans ces archives des registres paroissiaux et des lettes des évêques ou du bulletin diocésain est de droit, la formule « toutes les pièces d’archives qu’il est nécessaire ou utile de conserver » laisse la place à une vaste appréciation.

120S’agissant des registres paroissiaux les plus anciens, une disposition particulière existe à leur égard dans le Code de droit canonique : l’alinéa 5 du can. 535 demande à ce qu’ils soient aussi gardés avec soin selon les dispositions du droit particulier.

121Précautions à prendre. – Les documents anciens, donc les registres paroissiaux anciens, doivent faire l’objet d’une surveillance particulière : conditions matérielles de conservation : humidité, présence de rongeurs, risque d’effraction, etc.

122On ne s’étendra pas sur le fait que, dans certains diocèses, en raison de manque de place ou de difficultés de conservation, des registres de catholicité aient pu être transférés aux archives départementales, mais il convient cependant de le regretter car même si ces registres restent propriété de l’Église et s’il en est donné récépissé après inventaire au moment du dépôt, elles se trouvent en des mains étrangères.

123De même, la possibilité donnée en 2006 dans un diocèse normand, de faire photocopier par les mormons les registres paroissiaux de 1801 à 1907 détenus aux archives diocésaines [43], outre les aspects purement théologiques liés à l’utilisation qui en est faite par cette communauté, ne nous semble pas une piste à suivre, bien entendu ! La position, prise ensuite, de ne pas se laisser renouveler une telle situation au motif, je cite, que « le baptême des défunts est une pratique erronée de cette organisation religieuse à laquelle l’Église catholique n’a pas à collaborer » ne peut, en tout cas qu’être approuvée [44].