Martine FUMERON

Martine FUMERON

1Martine Fumeron, responsable du service, et Daniel Arnaud, chargé de la gestion de la plateforme digitale, témoignent de leur expérience.

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3Rattaché à La Direction juridique au sein du pôle Finances et ressources, Sidoni assure la diffusion de l’information pour le cabinet de la collectivité et pour les cinq pôles Finances et ressources, Identité et citoyenneté, Solidarités et famille, Infrastructures et désenclavements, Territoires et collectivités.

Sidoni marque un changement de cap dans la stratégie documentaire du département de la Vendée. Quel a été le point de départ de la démarche ?

4MF. La démarche Sidoni s’inscrit dans le projet de Direction visant à renforcer le positionnement de la Direction juridique au sein de la collectivité. Elle a été initiée dans le cadre d’une réflexion menée sur l’avenir du service Documentation. Il s’agissait d’adapter notre stratégie documentaire, en « dopant » la diffusion de l’information de manière innovante et en apportant une réponse efficiente aux besoins des agents de la collectivité : le cabinet et les 5 pôles.

5Un nouveau projet de service a alors été bâti, puis validé en 2018, sur la base de plusieurs pré-requis :

• lutter contre l’infobésité ;
• faciliter les usages documentaires : « la doc servie sur un plateau » (non proposée en consultation ; pas de portail documentaire) ;
• maîtriser les coûts ;
• proposer un accès en mobilité ;
• être en conformité avec le Centre d’exploitation du droit de copie (CFC) [1].

Personnalisation et éditorialisation des contenus sont les deux axes de la nouvelle politique documentaire. Pourquoi et comment ?

6MF. Nous étions confrontés à des utilisateurs au comportement paradoxal : à la fois en attente de documentation mais peu enclins à nous solliciter. Ils nous disaient recevoir trop de mails, être abonnés à trop de newsletters…, mais redoutaient de confier leur veille à un tiers.

7Le défi était là : proposer, via un produit documentaire, l’accès à une information éditorialisée, enrichie, et surtout personnalisée. Nous avons constitué un groupe de travail de trois agents au sein du service pour y réfléchir.

8Nous avons retenu le scénario suivant :

• Maintien du Panorama de presse sous sa forme classique [2], en particulier pour les élus.
• Abandon des lettres électroniques mensuelles thématiques.
• Réduction de la circulation des revues papier.
• Création et diffusion quotidienne de deux nouveaux produits de veille fortement éditorialisés et personnalisés (un profil = une lettre) :
  • une lettre d’information généraliste comportant des contenus issus à la fois des périodiques (papier ou numérique), des bases de données juridiques, du web, des réseaux sociaux…
    • public cible : encadrement et fonctions désignées.
  • une lettre d’information locale donnant accès à une sélection d’articles de presse locale en lien avec le domaine professionnel
    • public cible : agents non-destinataires du Panorama de presse.

Ces produits de veille sont réalisés et diffusés via la plateforme de publication digitale Alyas [3]. Comment s’organise le système co-construit avec Aphania ?

9DA. Pour optimiser le circuit de production et de diffusion, notre prestataire de gestion de lettres électroniques, Aphania, nous a proposé de développer, dans le cadre d’un partenariat d’innovation [4], une solution sur mesure, à partir de sa plateforme de gestion et de publication digitale Alyas, et de mettre en place un système de capture d’articles sur Internet. Un défi d’envergure !

10Alyas comprend un formulaire de saisie très complet, qui permet de structurer l’article de façon éditoriale, mais il fallait développer de nouvelles fonctionnalités :

• Élargir la base de données du produit pour centraliser contenus web et contenus PDF produits par le service ou provenant de sources très diverses.
• Intégrer un outil de captation automatique des articles repérés sur Internet (même fonctions que scoop.it ! ou Pocket). La solution s’appuie en amont sur Wallabag - similaire à Pocket, mais OpenSource d’origine française, qu’Aphania a installé sur son propre système et sa base de données.
• Développer un connecteur pour importer les contenus de notre solution de gestion de panorama de presse, Zedoc.
• Élaborer un langage documentaire permettant d’indexer finement aussi bien les informations collectées (papier comme internet) que les personnes à qui elles sont destinées.
  • Un système d’indexation multiaxes, multiniveaux, extrêmement fin (+ de 650 mots clés, en évolution constante).
  • Une mise en relation des articles avec filiation.
  • La personnalisation des envois.
• Concevoir un système de gestion de profils personnels d’information.
• Développer un système de génération de lettre selon le profil, automatisé, instantané et à déclenchement personnalisé (manuel ou à horaire fixe).

Quels sont les axes de développement envisagés ?

11DA. L’optimisation du système de recherches de contenus, la gestion de « paniers de sélections », la diffusion de lettres de type « dossier documentaire », la navigation et recherche utilisateur sur les tags d’abonnement. Il est également prévu d’étendre la diffusion à de nouvelles fonctions/métiers de collaborateurs de la collectivité. Cela nécessitera de réaliser un nouveau sourcing, d’adapter le langage documentaire.

12Cependant il nous faut rester vigilants sur la capacité, à moyens constants, d’absorber un plus grand nombre de contenus à traiter.

La refonte du langage documentaire a nécessité un travail collaboratif en profondeur…

13MF. La qualité de l’indexation est capitale pour qualifier l’information. Avec Aphania, qui nous a apporté un regard extérieur de consultant et son expertise éditoriale, nous avons mené une réflexion en profondeur sur notre langage documentaire.

14En effet, au cours de la construction de notre process de diffusion, il est très vite apparu que l’ancienne indexation était inadaptée. Il nous a fallu élaborer un nouveau langage documentaire pour indexer à la fois les contenus et les destinataires. Dans une démarche collaborative, nous avons mis trois mois à reconstruire de fond en comble notre thésaurus.

15L’indexation repose désormais sur un thésaurus très sophistiqué : 5 axes primaires, 700 nœuds d’indexation, allant jusqu’à la localisation de la commune dans l’axe local.

La production des nouveaux contenus de veille exige chaque jour un workflow rigoureux. Comment s’organise une journée type, et à quel moment intervient l’éditorialisation ?

16MF. La production nécessite trois étapes quotidiennes non négociables : la sélection des infos, le traitement (étape de l’éditorialisation), et la validation/diffusion. À cela s’ajoutent la gestion administrative des collections (commandes, factures…), le suivi des collections (bulletinage, circulation, classement, archivage), les recherches documentaires, la veille en continu.

17Un planning hebdomadaire attribue à chacun des agents une ou plusieurs étapes du process. L’ensemble des agents est formé à la totalité des étapes, à l’exception de la validation réservée aux experts.

18L’effort porte sur le dépouillement des périodiques, et la veille sur les sources identifiées. Pour chacun des pôles de la collectivité un sourcing est réalisé [5].

Sidoni : le process de publication des lettres de veille personnalisées

Sidoni : le process de publication des lettres de veille personnalisées

Les retours des utilisateurs (agents de la collectivité) sont très positifs. Comment sont-ils mesurés ?

19MF. Pour la lettre Ma veille thématique, nous avons réalisé une enquête quantitative au cours du premier semestre 2020 auprès des 1100 abonnés, afin de mesurer l’ergonomie, la pertinence mais aussi l’aide potentielle du produit documentaire dans l’exercice des missions des collaborateurs :

• le taux de retour élevé (24 %) nous fournit déjà un indice sur le degré de satisfaction ;
• 88 % des utilisateurs s’expriment très satisfaits ou satisfaits de la pertinence de la lettre ;
• 82 % estiment que la lettre leur fait gagner du temps dans leur propre veille.

20Récemment, 130 destinataires supplémentaires ont été ajoutés.

21L’évaluation de la lettre Infos locales est prévue au second semestre de cette année 2020, via une enquête qualitative sous forme d’entretiens individuels.

22Les nouveaux collaborateurs nous sollicitent souvent pour obtenir un accès, sur les recommandations de collègues ou de leur encadrement.

La démarche Sidoni a entraîné une petite révolution interne. Quel a été l’impact de ce changement de stratégie sur l’équipe et le management ?

23MF. Je n’ai pas rencontré de véritables résistances au changement. L’équipe s’est très vite approprié l’application métier Alyas, car le projet a donné du sens à leur travail et les a valorisés. Passer de la mise à disposition d’infos, de lettres électroniques mensuelles, d’un fonds documentaire riche mais peu consulté, à la production quotidienne de lettres personnalisées, a révélé l’utilité de notre travail.

24Le travail quotidien a été repensé, redistribué. La polyvalence générale sur les missions favorise la motivation et permet la gestion en cas d’absence ou de pics d’activité.

25Toute l’équipe (une chouette équipe !) est impliquée, appliquée et soucieuse d’apporter ce service. La solidarité entre collègues contribue très largement à la réussite du projet. Nous partageons un projet commun et sommes fiers d’avoir relevé le défi de mettre en œuvre un nouveau système d’information en prise directe avec les décideurs et la collectivité en général.

26Désormais les utilisateurs n’hésitent pas à nous confier leur veille prospective.

Sidoni, c’est aussi une démarche de communication : un nouveau design, un nouveau nom pour le service…

27MF. Pour conforter notre nouveau fonctionnement, acté par le nouveau projet de service, auprès des utilisateurs, il fallait rompre avec l’image traditionnelle du service de Documentation. Parce que nous allions travailler autrement et proposer des services différents, nous avons cherché une nouvelle dénomination.

28L’acronyme SIDONI a été retenu pour Service d’Ingénierie DOcumentaire Numérique Informationnelle.

• Ingénierie : nous ne sommes pas uniquement des collecteurs d’informations mais nous organisons, valorisons, enrichissons l’information avant sa diffusion.
• Numérique : pour mettre l’accent sur l’impact des ressources numériques au sein de notre organisation.
• Informationnelle : l’information est notre cœur de métier.

29Afin de faciliter l’appropriation de ce nouveau nom, nous avons sollicité un graphiste, qui a créé une silhouette.

30La nouvelle dénomination et le graphisme contribuent largement à notre identification par l’ensemble des collaborateurs.

31Et dans l’équipe nous sommes tous des Sidoniens pionniers et innovants !

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De gauche à droite et de bas en haut : Martine Fumeron, Delphine Marionneau, Pascale Limousin, Irène Jousseaume, Lucie Durand, Daniel Arnaud