Les archives électroniques réveillent et révèlent l’archiviste

2 Frank Schelling propose, quant à lui, de « Développer un système de gestion globale des archives » en décrivant le projet Document Management Integrated System for Scientific Organisation (DISSCO) destiné à développer un système documentaire automatisé qui soutienne les processus administratifs de base dans les institutions scientifiques (p. 37-49). Cet exposé le conduit à insister sur l’importance des aspects humains, « facteur crucial pour le succès des projets de GED ».

3 Louis Faivre d’Arcier présente « La collecte des archives électroniques aux Archives de Paris » en se basant sur quelques exemples d’intervention des archivistes (p. 51-69). « Préserver la mémoire et transmettre des documents dans la culture électronique » résume le souci de Yolande Juste et Ferdinand Poswick (p. 71-79). Car la culture électronique devient une culture de l’instantanéité. Il convient donc de s’interroger sur ce nouvel environnement, pour savoir comment transmettre aux générations à venir « le goût et les moyens d’une mémoire longue ». Il faut également préserver les courriels en les archivant, affirment en anglais Filip Boudrez et Caroline Van Camp dans une présentation du projet Digital Archiving in Flemish Institutions and Administrations (« Preservation of e-mails as XML- documents », p. 81-96).

4 Les archives électroniques soulèvent une autre problématique clé que celle de leur conservation : l’authenticité, examinée de façon très rigoureuse par Lucie Verachten (« L’authenticité : un défi », p. 97-108). Elles soulèvent également des questionnements d’ordre juridique. Hannelore Dekeyser analyse, en ce sens, « Les conditions d’accès et d’utilisation par rapport aux droits des individus concernés », occasion d’expliciter le concept d’« om-bre électronique », trace que chaque utilisateur du réseau laisse derrière lui, problématique essentielle dans la protection de la vie privée, la propriété intellectuelle et le droit à l’information (p. 109-119).

5 Michel Dorban commente les résultats d’une « Analyse bibliométrique de quelques concepts en relation avec la valorisation des archives électroniques » établie à partir de ce que font et de ce qu’en disent les professionnels (p. 121-149). Il montre que le secteur pionnier questionnant la valorisation des archives atteint son objectif en se généralisant. Francesca Klein, quant à elle, analyse les caractéristiques générales de « The IMAGO project and the digitalization of the Medicis archives », projet mené en Italie par la ville de Florence (p. 151-159).

6 Enfin, François Burgy et Paul Servais proposent, « Pour poursuivre la réflexion » (p. 161-165), de récapituler l’apport essentiel des communications présentées au cours de ces journées, réunies dans leurs différences et complémentarités autour d’un même constat : les archives électroniques réveillent et révèlent l’archiviste. Elles « constituent un enjeu fabuleux en terme de mémoire sociétale. En ce sens, elles posent à un groupement humain qui se définit comme “société de l’information” un problème politique essentiel. »

7 Clairement destiné aux archivistes, ce que prouve la (trop ?) abondante bibliographie (p. 167-197), ce document se révèle néanmoins très intéressant pour les documentalistes en formation ou praticiens qui croisent souvent la route de ces professionnels de l’information spécialisés, contrairement à eux, dans la conservation à long terme. Cependant, comme eux, ils sont pleinement concernés par l’apparition du document numérique dans leur environnement quotidien. Comme eux, ils s’interrogent sur les conséquences de ce phénomène sur la profession, sur les compétences nouvelles exigées et sur l’évolution des activités professionnelles. En ce sens, le dialogue engagé avec eux, à travers la lecture des différentes et riches interventions de ces journées portant sur des projets éventuellement adaptables à leurs spécificités, ne peut qu’être profitable. Par ailleurs, ils partagent également les réflexions fondamentales sur l’authenticité, les questions juridiques et enfin, comme citoyens, les questionnements sur la société de l’information.

Un savoir-faire nouveau pour un nouveau type de document

8 À l’inverse et en complément de cet ouvrage orienté essentiellement vers la réflexion, deux manuels pratiques se tournent résolument vers le terrain pour expliciter le savoir-faire face à ce nouveau type de document qui se présente dans l’environnement documentaire de l’archiviste : le document numérique. « Certes, ces documents ont été conçus pour des archivistes, souligne Catherine Dhérent, mais leur contenu pourra être utile à toutes les personnes susceptibles d’intervenir dans la constitution des systèmes et des bases. » Le documentaliste en fait partie, qui découvre avec un intérêt mitigé des documents résolument archivistiques.

9 « L’objet d’archivage » est d’abord défini et classifié dans un très court chapitre (une page) du premier manuel, paru il y a quelques mois déjà, qui situe tout de suite le lecteur dans la problématique de la longue conservation, caractéristique de la démarche archivistique. L’auteure décrit ensuite, en s’appuyant sur de nombreux exemples, le « Rôle et [les] compétences de l’archiviste » (ch. II, p. 15-26). Elle précise les qualifications que doit réunir un service d’archives et les stratégies à mettre en œuvre. Car, rappelle C. Dhérent, « la conservation à long terme des données numériques est une opération coûteuse. Mais reconstruire des données perdues, détériorées ou détruites, l’est encore plus. »

10 Les chapitres suivants introduisent plus résolument encore le lecteur dans l’univers de l’archiviste : « Préparer le versement » (ch. III, p. 27-44) en repérant les données numériques existantes, en construisant les métadonnées et en classifiant les informations. Il s’agit ensuite de « Garantir la conservation » (ch. IV, p. 45-59) par le choix de formats et de supports appropriés. Cela pour pouvoir « Mettre à disposition les données » (ch. V, p. 61-65) avec la création d’instruments de recherche pertinents. Le ch. VI est consacré à des « Études de cas » (p. 67-82) qui abordent les problématiques liées aux bases de données, à l’archivage des documents issus de la bureautique, du courrier électronique ainsi que des ressources du web.

11 Les rapides « Conclusions » (p. 83) annoncent d’autres ouvrages : L’archivage des documents bureautiques, paru en 2004, en est la preuve.

12 Bref fascicule de 38 pages, il introduit le lecteur, de façon encore plus pragmatique s’il est possible que le précédent manuel, dans un type de document numérique extrêmement hétérogène et qui concerne toutes les activités du tertiaire. Découpé en trois chapitres, il aborde d’abord « Le stockage numérique brut » (p. 13) rappelant l’importance et le rôle des métadonnées. « Organiser une structuration minimale » est l’objectif du chapitre 2 (p. 15-22). Il s’agit de convaincre les producteurs de ces documents de se doter d’un outil d’archivage et de procédures. Enfin, comment « Organiser la gestion des archives courantes et intermédiaires » constitue le sujet du chapitre 3 (p. 23-32), qui insiste essentiellement sur le concept de records management, la notion, son histoire et ses outils. Ce chapitre aborde également les questions déontologiques liées à la responsabilité des producteurs et des archivistes. Deux annexes concernant les formats de conservation et les questions juridiques clôturent cette étude brève et précise aux objectifs pratiques plusieurs fois rappelés.

Une opportunité pour la profession

13 Certes, ces deux manuels pratiques sont résolument destinés aux archivistes et poursuivent bien l’objectif d’être des manuels. Leurs bibliographies et annexes respectives le confirment bien. Cependant, de même que celle des actes précédemment analysés, leur lecture peut se révéler enrichissante pour le documentaliste parfois confronté sur le terrain à des situations qui s’apparentent à celle de son cousin archiviste face au document numérique. Ils intéresseront également l’étudiant comme l’enseignant pour les nombreux exemples et études de cas qui animent ces textes et en facilitent la lecture. Ces ouvrages peuvent les aider à résoudre des difficultés pratiques. Dans le même temps, ils peuvent regretter l’absence d’une collection qui leur serait destinée et leur permettrait, à travers des ouvrages courts et précis comme ces manuels pratiques, de trouver la description de situations documentaires proches de celles qu’ils peuvent être amenés à connaître.

14 Partageant la même problématique axée sur le document numérique, tous ces ouvrages d’archivistique se complètent – le premier en invitant à la réflexion et les autres à l’action – et se retrouvent sur une même conclusion : l’opportunité que le document d’archives numérique offre à la profession d’archiviste de se faire connaître et reconnaître. En va-t-il de même pour le documentaliste ?

15 Marie-France Blanquet

16 blanquet@ iut. u-bordeaux3. fr