19. Le partage de documents

Le partage de documents répond au besoin d’instantanéité de l’information à l’ère d’Internet, mais aussi aux activités des entreprises qui s’effectuent de plus en plus à distance et à des rythmes et des horaires variés. Il facilite le transfert de fichiers et médias (photos, vidéos, fichiers audio) sous format numérique en modes collaboratif privé (divers interlocuteurs) et public (supports accessibles par tous). Cette technique, enjeu pour les marques, facilite les échanges à distance et instaure le travail collaboratif dans une démarche de co-construction.
Certaines limites sont à considérer, telle que l’apprentissage technique de l’outil, car les niveaux de compréhension diffèrent selon l’appétence au sujet. Il est important de lever les freins et de susciter l’intérêt, d’adopter une démarche pédagogique envers les publics visés : il faut veiller aux contraintes de temps et éviter de toujours travailler en mode e-collaboratif sans conserver des échanges en face-à-face.Google Drive permet de stocker des documents, de les modifier en ligne et de travailler simultanément sur un même document.WeTransfer facilite le partage de fichiers volumineux (2 Gb maximum).Skype Entreprise invite à partager des documents, à organiser des réunions en ligne par visioconférence (facilité d’utilisation).Yammer est utilisé pour partager des informations, créer des groupes communautaires (cible interne).Padlet, mur collaboratif, permet d’organiser ses idées et actions, de collaborer à distance (outil ludique, aspect visuel)…