De nouvelles missions

7À ce stade, les directions des deux UMR assignent à la documentation de nouvelles missions :

• participer à la dynamique des équipes scientifiques en favorisant l’interactivité documentation / recherche / enseignement ;
• faire de ce centre de documentation un lieu d’animation et d’échanges scientifiques ;
• satisfaire les besoins en information dans les UMR ;
• proposer des services renouvelés et à valeur ajoutée, notamment un service de veille.

8En 2002, l’UMR MOISA rédige son dossier de demande de renouvellement du contrat quadriennal 2003-2006 [19]. Elle y inscrit comme objectif prioritaire pour le centre de documentation la mise en place d’un service de veille pour les équipes scientifiques.

9L’audit aura permis aux professionnels de la documentation de sensibiliser les chercheurs à toutes les possibilités d’un centre de documentation efficace, aux compétences que les documentalistes pouvaient développer et qui jusque là n’étaient pas suffisamment mises en valeur. Indépendamment des fonctions traditionnelles d’un centre de documentation, les chercheurs jugent prioritaire l’établissement d’un service de veille sans avoir pourtant une connaissance exacte de son fonctionnement ni des résultats qu’ils peuvent en escompter. Dans un environnement de recherche toujours plus concurrentiel, avec des exigences de résultats (publications, contrats, évaluation individuelle et collective) et un besoin vital d’accéder à une information pertinente et récente, ce type de service leur paraît opportun et adéquat.

10Dès lors que le socle du centre de documentation est fonctionnel, la future responsable est recrutée avec une mission prioritaire : la mise en place de ce service de veille en étroite collaboration avec les scientifiques.

Monter un service de veille

11À cette étape, il s’agit tout d’abord, par une sensibilisation et une formation adéquates, de mobiliser l’équipe des documentalistes autour du projet, de les convaincre de l’intérêt d’organiser un tel service et de leur capacité à l’assurer. En effet, le personnel n’a pas de formation scientifique académique en sciences économiques et sociales, mais une bonne culture dans le domaine, une familiarité avec les sujets et une solide expérience professionnelle acquise par les recherches documentaires, l’indexation, les relations étroites avec les chercheurs, et grâce à la proximité géographique des équipes. Faire de la veille sans compétences scientifiques semble difficile : il s’agit de bien appréhender le domaine et de s’appuyer sur des bases de compréhension globale des courants théoriques.

12Mais il est aussi vrai que les documentalistes ne se substituent pas aux chercheurs dans le processus de veille – nous le verrons dans la suite de cet article. Leurs rôles sont complémentaires et indissociables. Les professionnels de l’information et documentation apportent savoir-faire technique, maîtrise des outils et des stratégies de recherche, connaissance des sources d’information. Leur participation à quelques cours fondamentaux dans les domaines de recherche leur a permis de consolider leurs acquis et d’acquérir les bases nécessaires pour bien remplir leur rôle de « veilleurs ». Les scientifiques, de leur côté, valident les résultats et les contenus de la veille et peuvent aider à la compréhension des connaissances scientifiques.

Opérations marketing auprès des scientifiques

13Le démarrage du processus s’accompagne de campagnes de sensibilisation préalables à la mise en place du service. Une table ronde est organisée le 18 juin 2002 à l’occasion de l’inauguration du centre de documentation Pierre Bartoli [voir page 114]. Elle réunit des chercheurs et des documentalistes du campus et du pôle Agropolis [1]. Des experts extérieurs sont invités à exposer les concepts de la veille et à montrer des expériences réussies. C’est l’occasion pour l’équipe du centre de documentation de présenter son projet et d’en discuter avec les scientifiques.

14Cette rencontre nous conforte dans notre démarche et nous permet de vérifier l’engagement des chercheurs dans cette voie. La sensibilisation est prolongée par la mise en accès de la synthèse de cette journée sur le site Internet du campus.

15Par la suite, les responsables des UMR s’engagent officiellement dans cette démarche en demandant aux documentalistes d’intervenir dans les assemblées générales des UMR.

Présentation de l’enquête

16Avant de mettre en œuvre ce projet de veille, nous avons voulu vérifier son adéquation aux besoins des scientifiques en réalisant une enquête de besoins. Pour des raisons pratiques, cette enquête a été menée en mars 2002 auprès des membres des deux UMR localisés sur le campus d’Agropolis[1] : un ensemble de 54 personnes – sur une centaine au total – a été interrogé, comprenant ingénieurs, thésards, chercheurs et enseignants-chercheurs. Le dépouillement statistique et lexicologique de l’enquête a été conduit grâce au logiciel Sphynx.

Les résultats de l’enquête

17Soixante-dix pour cent des scientifiques déclarent préférer assurer eux-mêmes leur veille, pensant qu’elle est plus efficace ainsi. Il faut préciser que leur pratique de la veille consiste plutôt en une surveillance de l’information, irrégulière et non automatisée. Leurs principales sources et méthodes sont :

• l’utilisation d’Internet : surveillance de sites, recherche, abonnement à des listes de diffusion ;
• la consultation régulière de périodiques, de revues de sommaires et revues de presse ;
• la consultation de supports papier divers : ouvrages, catalogues, articles, etc. ;
• la consultation de bases de données ;
• les réseaux scientifiques.

18Avec le service de veille, les scientifiques souhaitent essentiellement enrichir une thématique relative à un centre d’intérêt professionnel et maintenir à jour leurs connaissances.

19Quant au type d’information souhaité, si un suivi de la littérature scientifique et de l’actualité attire la majorité des personnes interrogées, beaucoup souhaitent aussi être au courant des séminaires et colloques sur leurs thèmes de travail, ou s’informer de l’activité scientifique des organismes de recherche, auteurs, équipes, etc., concurrents et partenaires. Enfin certains aimeraient suivre l’actualité juridique [voir la figure ci-dessous].

20Afin de vérifier l’adéquation entre la demande de veille collective émanant des directions des UMR et les besoins de leurs membres, nous les interrogeons sur leurs préférences : veille individuelle, collective ou les deux. 78 % des scientifiques des unités sont favorables à un suivi collectif de la veille (organisation par groupe, thématiques ou opérations de recherche), parmi lesquels 46 % souhaiteraient aussi être suivis individuellement. Seuls 21 % d’entre eux ne souhaitent qu’une veille individualisée. Ces résultats répondent tout à fait à la vocation de l’UMR qui privilégie les démarches collectives.

Repartition des types d’information souhaites par les scientifiques interroges

Repartition des types d’information souhaites par les scientifiques interroges

Le choix d’une veille collective : pourquoi ?

21Les unités mixtes de recherche ont en effet pour vocation le travail en partenariat entre institutions aux fonctionnements et aux missions spécifiques. Dans le cadre de ces structures mixtes, les scientifiques doivent se mobiliser sur des thèmes de recherche communs, ce qui signifie que les résultats de leurs travaux doivent paraître dans des publications scientifiques communes labellisées par ces UMR. Les résultats de l’enquête vont dans ce sens et donnent une légitimité à la mise en place d’une veille collective. De surcroît, ce mode de fonctionnement convient parfaitement à l’équipe documentaire qui doit optimiser son organisation alors que ses moyens en ressources humaines sont limités.

22La veille s’est mise en place à la naissance des UMR, elle est donc l’occasion de favoriser les échanges scientifiques autour d’un objet de travail collectif. Cette méthode de travail devrait appuyer la dynamique collective et inter-institutionnelle. Elle doit contribuer à améliorer la complémentarité entre scientifique et documentaliste. Elle est d’ailleurs indissociable de ce rapprochement. Nous analyserons les résultats obtenus à ces questions dans le bilan qualitatif de notre article.

23Concrètement, la veille devrait contribuer à la production scientifique en ce sens qu’elle apporte de l’information sur l’actualité scientifique, permettant de se positionner sur les tendances au plan international. Les résultats de la veille sont une source parmi d’autres pour repérer l’émergence ou la disparition de sujets, ils devraient permettre à l’UMR de faire évoluer sa propre stratégie scientifique en évitant de refaire ce qui existe déjà et en orientant ses choix de publication. De façon plus pragmatique, la veille peut permettre de se tenir informé sur les appels d’offre, les appels à publication (revues, colloques) et de soumettre ses propositions d’articles dans les délais requis. La veille est considérée comme un outil d’aide à l’action et à la décision – nous verrons si ce principe se vérifie.

La formation des groupes de veille

25Ces groupes sont pluridisciplinaires, composés à la fois de scientifiques et de documentalistes. Ils ont été repérés lors de l’enquête pour leur homogénéité thématique (champs disciplinaires et empiriques communs) et la motivation de leurs membres à participer à l’expérience. Avant qu’il n’adhère à la démarche, on vérifie auprès de chaque scientifique sa motivation et son intérêt effectif pour le sujet pressenti.

26Deux documentalistes sont affectés à chaque groupe en fonction de leur bonne connaissance de la thématique. En effet, dans la veille, il est important que les documentalistes aient une double compétence, au sens large du terme, c’est-à-dire la maîtrise de leur profession et, sinon un diplôme scientifique spécialisé, au moins une bonne culture et une bonne pratique du domaine par immersion.

27Une rencontre est organisée avec ces groupes pour affiner leurs attentes, c’est-à-dire préciser le sujet et ses limites, dresser des priorités sur le type de documents désiré et vérifier que les objectifs sont effectivement communs.

La définition du sujet

28La première rencontre entre les scientifiques et les documentalistes a pour objectif de définir avec précision le sujet. Une séance de brainstorming permet, à partir des spécificités de chacun, de trouver une question fédératrice, prospective et ouverte capable de rassembler l’ensemble du groupe. Cette réunion d’échange permet aussi de choisir le type d’information attendu, le mode de diffusion (quantité et périodicité), les sources incontournables, la langue des documents, etc. Elle est capitale pour le succès de l’opération. C’est une relation de séduction qui se met en place, visant à convaincre les acteurs de l’intérêt personnel et collectif de s’engager dans le processus de veille. Ils doivent quitter la réunion en s’étant approprié les objectifs et l’organisation de la démarche. Chaque acteur (scientifique et documentaliste) doit connaître son rôle dans ce travail collectif. La dynamique de l’équipe est renforcée par la présence d’un pilote scientifique acquis à la cause du projet.

Le travail de veille des documentalistes

29Les documentalistes repèrent des sources potentielles d’information et en extraient un premier corpus de documents. Ils présentent leurs premiers résultats aux scientifiques qui doivent valider le contenu de l’information retenue : correspond-il vraiment à la thématique ? est-ce bien le type de document souhaité ? les sources sont-elles fiables ? ne les surveillent-ils pas déjà ?… Dès lors, il est possible de mettre sous surveillance les sources validées. Le processus de veille à proprement parler peut démarrer.

30Les documentalistes travaillent en binôme en se répartissant les thèmes en fonction de leurs compétences scientifiques. Chacun surveille les sources d’information dont il a la charge, ce qui démultiplie leur nombre. Un millier de pages environ est surveillé grâce aux logiciels C4U [2] et Copernic Pro [3]. D’autres sources envoient directement l’information par la messagerie grâce à des services d’alerte ou des lettres d’information (newsletters). Les documentalistes devront aussi s’approprier les technologies RSS pour optimiser leur surveillance. Bien que le binôme de documentalistes surveille parfois les mêmes sources, le nombre d’informations redondantes trouvées est très faible. Les deux partenaires rassemblent les résultats de leur surveillance et discutent ensemble de l’intérêt de chaque information : ils procèdent donc à une validation fine de l’information, faisant intervenir en cas de doute une tierce personne, un scientifique.

31Quatre documentalistes travaillent pour une centaine de scientifiques. Le travail pour la veille représente environ 15 à 20 % de leur temps de travail. Mais évaluer ce temps de travail est en réalité très difficile, puisque la veille devient un état d’esprit qui s’installe chez le documentaliste et s’exprime à travers toutes ses tâches. Il est toujours aux aguets d’une information utile et exploite toutes ses activités pour repérer de nouvelles données ou sources de données.

La typologie et la diffusion de l’information

32Outre les documents de travail (working-papers), les rapports et les appels à communication dans des conférences, les documentalistes prennent l’initiative, si besoin est, d’annoncer dans un bulletin les articles sous presse, les nouveaux ouvrages, les appels à publication dans les revues et enfin les appels d’offre. L’information ainsi véhiculée est utile à plusieurs niveaux : sur le plan scientifique pour se positionner face au contexte international, sur le plan de la carrière pour inciter les scientifiques à publier et sur le plan de la mobilisation collective en répondant aux appels d’offre internationaux.

33Pour chaque sujet, on se pose la question, avec le groupe, de la durée de vie de l’information. Les scientifiques décident au départ du mode et de la périodicité de diffusion : un bulletin mensuel sous format html comportant une vingtaine de références. Pourquoi ce choix ? Trop d’information tue l’information : les chercheurs ont déjà leurs propres sources et ne veulent pas être submergés par l’information qu’ils ne pourraient alors plus traiter, ils préfèrent donc une information plus sélective et moins abondante. Par ailleurs, la nature de l’information, même diffusée à une périodicité lointaine pour de l’actualité, conserve une certaine pérennité. Ceci peut sembler en contradiction avec la veille qui veut fournir l’information sans délai. En effet, en sciences humaines et sociales, la durée d’utilité de l’information est beaucoup plus longue que dans d’autres secteurs scientifiques et ne nécessite pas forcément une diffusion en temps réel.

34Au fil du temps, les documentalistes se posent la question de l’utilité de l’information qui, si elle arrive trop tard, n’est plus exploitable. Ils observent que la périodicité choisie ne convient pas à tous les types d’informations et risque d’entraîner une perte d’information. C’est pourquoi la diffusion de l’information, au départ sur un support unique, se répartit ensuite entre plusieurs vecteurs adaptés à un type d’information et à sa pérennité. L’information est diffusée pour son utilité et non par principe. Le bulletin, produit unique de la veille, est actuellement scindé en trois supports.

35• Le bulletin mensuel. Il est destiné à une information scientifique brute non éphémère et utile à long terme Structuré à la façon d’une newsletter, il est diffusé au format html. Les références ne sont signalées que si elles donnent accès au texte intégral du document. Le modèle est le suivant : une référence bibliographique complète, accompagnée du code JEL (système de classification internationalement reconnu, fondé par le Journal of Economic Literature et spécifique des publications scientifiques dans le domaine de la recherche en économie) et de l’affiliation scientifique des auteurs. Cette dernière donnée permet de repérer les laboratoires concurrents ou au contraire des collaborateurs potentiels. Cette présentation a l’avantage de faciliter la lecture, la sélection et l’analyse de l’information par le scientifique.

36• L’alerte sur les nouveaux sommaires de revue. Elle s’apparente à un service de type DSI. Son avantage est d’être diffusée dès réception de l’information. Ce service existe en dehors du système de veille mais a été amélioré et mis en cohérence avec le service de veille.

37• Les annonces de conférences et les appels à publication. Ces informations ont pour vocation d’alerter le chercheur dès que possible sur les opportunités de communication dans des congrès ou de publication dans des revues. Elles sont donc soumises à une durée de vie plus courte et leur signalement mensuel risquerait de les rendre obsolètes. Au départ signalées dans les bulletins, elles en ont été extraites. Elles sont maintenant diffusées sur une page web qui leur est dédiée sur le site du centre de documentation, page mise à jour de façon hebdomadaire ou bi-hebdomadaire si nécessaire.

L’évaluation du service

38Deux types d’évaluation ont été mis en place.

39• Une évaluation intermédiaire. L’évaluation du premier bulletin est primordiale puisqu’elle permet de vérifier que la demande a été bien formulée et bien comprise. D’autre part, elle permet aux scientifiques de comprendre dès le départ la nécessité d’une forte interaction avec les documentalistes. Ensuite, à chaque bulletin reçu, les destinataires doivent retourner un questionnaire succinct sur la pertinence de l’information diffusée en signalant les documents qu’ils ont consultés et ceux qu’ils connaissaient déjà. Cela permet aux documentalistes d’évaluer la pertinence de leur sélection et, le cas échéant, de ré-orienter le choix des documents pour les bulletins suivants. Le taux de réponse observé est relativement faible dans la mesure où c’est une démarche volontaire du chercheur qui ne correspond pas forcément à son calendrier ou à sa façon de travailler. Un taux de réponse minimal et régulier est maintenu grâce à la persévérance des documentalistes et au soutien du responsable scientifique du groupe.

40• Une enquête par entretiens individuels. Elle est réalisée sur rendez-vous auprès de chaque membre du groupe. Cette deuxième évaluation permet d’avoir des retours sur la qualité du service (forme, contenu et utilité), de valider sa pertinence et de juger des suites à lui donner. La démarche est totalement différente. Outre le bilan qualitatif sur les résultats de la veille pendant une période donnée, cet entretien permet de recueillir l’avis des scientifiques et des idées sur l’évolution du service et d’entretenir leur investissement dans cette démarche.

Le cycle de la veille

41Le système de veille fonctionne comme un cycle. Les étapes précédemment décrites sont répétées « à l’infini » pour chaque groupe, améliorées et réorientées au fil du temps. Il arrive que des groupes disparaissent lorsqu’une opération de recherche est terminée ou abandonnée, alors que de nouveaux se créent. Même s’il est cyclique, ce service est toujours en évolution ; on pourrait le comparer à celle d’une spirale et non d’une boucle en circuit fermé.

La composition des groupes de veille

43Chaque groupe est composé des différents acteurs scientifiques de l’UMR présents sur le site du campus INRA-ENSAM : chercheurs, enseignants-chercheurs, doctorants et documentalistes définissent ensemble un sujet. On distingue les participants actifs, impliqués dans la définition du sujet, des destinataires qui reçoivent l’information et jouent un rôle plus passif. Cependant on demande à tous de s’impliquer dans l’évaluation. Fin 2005, 103 bulletins ont été envoyés aux six groupes comptant 45 participants actifs et 107 destinataires.

44• Groupe MOISA 1. Huit participants ont défini le sujet à surveiller : le comportement du consommateur vis-à-vis de la perception de la sécurité alimentaire, de la qualité des produits agro-alimentaires et de la responsabilité sociale. Vingt bulletins ont été diffusés à seize destinataires.

45• Groupe MOISA 2. Sept participants ont défini le sujet : la stratégie de l’entreprise, la gouvernance et l’économie industrielle dans le secteur des industries agricoles et alimentaires. Huit bulletins ont été diffusés à vingt-six destinataires.

46• Groupe MOISA 3. Six participants ont défini le sujet : les questions foncières à travers les politiques publiques, les phénomènes migratoires, les conflits et la transformation des agricultures. Douze bulletins ont été diffusés à quinze destinataires.

47• Groupe MOISA 4. Sept participants ont défini le sujet de la veille : l’étude de la qualité dans les filières agro-alimentaires des pays développés et en développement. Vingt-cinq bulletins ont été diffusés à vingt-trois destinataires.

48• Groupe LAMETA 1. Huit participants ont défini le sujet à surveiller : l’utilisation des politiques publiques et des méthodes quantitatives dans la gestion de la biodiversité et des ressources naturelles. Vingt-sept bulletins ont été diffusés à seize destinataires.

49• Groupe LAMETA 2. Neuf participants ont défini le sujet : la coordination des politiques agricoles et des politiques environnementales. Onze bulletins ont été diffusés à onze destinataires.

L’évolution de l’interactivité

50Le début du projet est marqué par une interactivité faible. Les groupes se réunissent une à deux fois par an. À cette occasion les sujets sont réajustés. Entre ces rencontres, l’interaction est maintenue par les deux types d’évaluation décrits précédemment.

51Trois ans après, on observe un net progrès de l’interactivité. Malgré le peu de réponses, nous faisons le choix de maintenir l’évaluation par questionnaire à chaque bulletin. Le résultat est positif, le taux de réponse, en augmentation, montre que les scientifiques se conforment peu à peu à cette nouvelle habitude et réagissent avec plus de spontanéité. Le rapprochement entre documentalistes et scientifiques se concrétise par l’intégration des documentalistes aux réunions de recherche. Un point sur la veille est régulièrement mis à l’ordre du jour, à la demande des documentalistes au début, puis de plus en plus à celle des chercheurs. Tout naturellement, lors de ces réunions, le contenu du bulletin est évalué. Il fait l’objet d’échanges entre les participants ; les sujets et la nature de l’information sont réajustés au fur et à mesure.

52Une bonne interactivité entre chercheurs et documentalistes s’entretient. Chacun a sa part de responsabilités. Aux documentalistes, il revient d’interpeller les scientifiques et de sensibiliser le groupe sur la nécessité de sa réactivité. L’animateur scientifique du groupe doit pour sa part inciter et responsabiliser le groupe à s’investir dans la dynamique de veille. Ces engagements mutuels permettent à chacun de prendre conscience de la nécessité de l’action collective pour répondre aux enjeux de ce service. Comment, en effet, rester performant et en adéquation avec les besoins si les demandeurs ne réagissent pas et si les exécutants ne se responsabilisent pas ?

L’ouverture sur les réseaux

53L’aboutissement du projet et sa réussite au sein des deux UMR nous ont incités à communiquer les résultats de cette expérience dans plusieurs directions et avec des objectifs différents : vers les documentalistes partenaires des UMR, vers les documentalistes institutionnels INRA SAE2, et vers des projets de partenariats scientifiques inter-institutionnels.

54• Vers les documentalistes partenaires des UMR

55Les échanges autour de la table ronde organisée en 2002 nous ont engagés sur un projet plus ambitieux de collaboration avec les partenaires institutionnels des UMR, projet porteur de nouvelles dynamiques dans le secteur de l’IST. Nous avons proposé à leurs services de documentation de les impliquer dans le système de veille afin de l’élargir aux chercheurs associés aux UMR et extérieurs au campus INRA-ENSAM. Le CIHEAM-IAMM (Centre international de hautes études agronomiques méditerranéennes – Institut agronomique méditerranéen de Montpellier) a souhaité participer au processus de veille dans la thématique qui le concernait. Une documentaliste participe maintenant à la surveillance et au tri de l’information. Cette nouvelle organisation a des retombées positives. Le suivi des chercheurs de l’IAMM est amélioré et ceux-ci, en retour, s’impliquent dans le processus de veille. En développant un nouveau type de partenariat inter-institutionnel, le volet IST participe pleinement de la logique de l’UMR.

56• Vers les documentalistes institutionnels INRA

57Au sein du département SAE2 (Sciences sociales, agriculture et alimentation, espace et environnement) de l’INRA, il existe depuis de nombreuses années un réseau actif de documentalistes [voir page 116]. Présents à la table ronde de 2002, les documentalistes de ce département ont été sensibilisés à l’intérêt du processus de veille, service jusque là absent du réseau. À la suite de cette table ronde s’est tenue une assemblée générale du réseau au cours de laquelle les documentalistes ont exprimé le besoin de mieux connaître ce nouveau service et de voir comment le mettre en œuvre dans leurs unités. Nous avons proposé de transmettre notre savoir-faire et plusieurs actions ont été organisées : des formations aux logiciels et à la méthodologie de la veille, et des échanges sur la mise en place de différents processus de veille dans nos thématiques et dans notre contexte institutionnel.

58Depuis 2002, le réseau s’est approprié la démarche et a mis en place des services de veille aux formes et aux objectifs variés. En 2005, lors d’une école thématique documentalistes-chercheurs organisée par le département SAE2 de l’INRA, l’équipe de Montpellier a présenté son service pour démontrer ses effets positifs sur l’activité de la recherche. Cette rencontre a été l’occasion de réfléchir à une méthode de mutualisation des résultats des différentes veilles engagées dans les unités de recherche du département. En accord avec leurs directions scientifiques, les documentalistes ont alors décidé de partager les résultats de leur veille en les mettant à la disposition des équipes travaillant sur des sujets similaires. Ce processus de mutualisation entre tout à fait dans l’esprit de notre service où l’accès à l’information est réservé aux personnes qui s’engagent activement dans le processus – l’engagement étant ici l’échange d’information.

59• Vers des projets de partenariats scientifiques inter-institutionnels

60– Au Sénégal. L’UMR MOISA et le Bureau d’analyse macro-économique (BAME), équipe de recherche de l’Institut sénégalais de recherche agronomique (ISRA), partagent une communauté d’intérêt, due à des proximités de situation, de démarches méthodologiques et de thématiques ; à partir de cette identité d’intérêt, des relations de partenariat peuvent être développées. « Au-delà de la collaboration classique en matière documentaire, le partenariat pourra s’appuyer sur les outils de veille documentaire mis en place par l’UMR MOISA sur les thématiques de ses équipes de recherche qui permettent de repérer les publications "au stade amont" des working papers (accessibles en pdf pour la plupart) et d’identifier assez tôt les colloques annoncés dans le champ thématique concerné. » (J. Egg, mai 2005, Compte rendu de mission auprès du BAME / ISRA, Dakar). Dans ce cas, les enjeux sont multiples. Outre un échange de pratiques et d’informations, il s’agit avant tout de faciliter l’accès à l’information à nos partenaires des PVD.

61– Au Vietnam. Dans le cadre d’un partenariat de recherche entre MOISA et des structures de recherche vietnamiennes, deux assistantes documentalistes ont été accueillies dans notre centre pour accéder à nos ressources documentaires relatives aux sciences sociales appliquées aux filières alimentaires. L’occasion a été donnée de leur présenter nos services de veille. Il en est résulté un projet de collaboration qui prendra la même forme que celle initiée avec le CIHEAM-IAMM.

62• Vers un partenariat pluridisciplinaire

63L’UMR LAMETA développe un projet de recherche pluridisciplinaire impliquant les sciences sociales, les sciences agronomiques et la biologie, intitulé « Agriculture et développement durable ». Un volet veille est prévu, en collaboration avec les services de documentation des équipes partenaires.

La veille et le travail de recherche

66Les impacts de la veille sur le travail des scientifiques sont multiples et connus. Pour 80 % des personnes interrogées, la veille apporte des informations complémentaires sur un sujet en cours. 53 % pensent que ce service permet de repérer les nouveaux sujets et les nouvelles tendances, de positionner son sujet dans un contexte international (concurrence et collaborations) et de proposer un article à la suite d’une annonce de conférence ou d’un appel à publication. C’est ainsi que plusieurs articles ont été acceptés et publiés dans des actes de conférences ou dans des revues. C’est un résultat concret et mesurable qui a un impact direct sur la production scientifique. En outre, la présence d’enseignants-chercheurs dans les UMR induit une utilisation originale des résultats de la veille qui servent à la préparation de cours.

L’évolution de l’interactivité entre scientifiques et documentalistes

67La mise en place du processus de veille a exigé des rencontres entre documentalistes et scientifiques lors des réunions de définition de thèmes et des évaluations régulières des bulletins. Au cours de ces réunions, les documentalistes ont fait preuve de plus d’exigence envers les scientifiques, les obligeant à se questionner sur leurs propres besoins et sur le rôle des documentalistes dans leur recherche. C’est l’occasion aussi pour chacun de s’approprier un langage technique commun et une matière à discussion. Les bases relationnelles sont ainsi posées.

68Pour 90 % d’entre eux, les scientifiques se déclarent satisfaits de cette interactivité avec les documentalistes ; c’est pour eux un signe de qualité du service. 72 % pensent que le service de veille a modifié positivement cette relation en améliorant l’interaction entre les différents acteurs. Les documentalistes ont bien joué leur rôle de catalyseur grâce notamment à de nombreuses actions de communication et à une remise en question permanente de la qualité de leur travail.

69Ce nouveau contexte de travail a eu plusieurs conséquences. Les documentalistes ont été officiellement intégrés dans les réunions d’équipes et les séminaires de recherche. Leur place dans les équipes est maintenant institutionnalisée. Ils sont de fait mieux informés, de façon formelle et informelle, sur les sujets surveillés et gagnent en performance. Leur compréhension des sujets est meilleure. D’autre part, les scientifiques ont mieux identifié les compétences des professionnels de l’I&D, ils les considèrent comme des partenaires de la recherche et viennent plus spontanément les voir. Ils s’impliquent d’ailleurs plus volontiers dans la vie du centre de documentation. La veille a des effets secondaires : non seulement elle renforce les liens et la réactivité mais, en augmentant la fréquence des contacts, elle suscite d’autres demandes et de nouveaux besoins.

70Très forte au début du processus de veille, l’interactivité est devenue fluctuante en fonction des périodes et des personnes. On peut indiquer le rôle important des évaluations intermédiaires dans le maintien de cette relation, même si les réponses ne sont pas renvoyées régulièrement aux documentalistes. La réactivité est fluctuante en raison des priorités de chacun et de leur rythme de travail. On remarque cependant que seule une incitation régulière à répondre aux évaluations améliore l’interactivité.

71La veille a des effets qui dépassent le service de veille proprement dit. Les documentalistes passent d’un traitement individuel et compartimenté des demandes des chercheurs à un travail socialisé : ils sont amenés à travailler ensemble et les résultats de leurs recherches bénéficient à plusieurs scientifiques. Ils ont ainsi une vision collective du travail tant du point de vue des sujets que de celui de la méthode. Pour les scientifiques, en revanche, le niveau de service est plus égalitaire. Tous peuvent accéder à une information ciblée et validée, qu’ils en expriment ou non le besoin.

L’effet sur la dynamique collective de la recherche

72Pour bien fonctionner, une UMR doit reposer sur une bonne dynamique collective, ce qui ne va pas de soi lorsqu’on rassemble des scientifiques d’horizons et de cultures d’entreprise différents. Une volonté et des changements d’habitudes sont nécessaires pour s’accorder et s’engager dans cette voie. La veille a eu des effets indirects sur la dynamique collective des équipes de recherche, et cela à différents niveaux. Il n’existe pas d’indicateur permettant d’évaluer rationnellement l’effet de la veille sur la dynamique d’équipe. Cependant notre enquête nous a permis de recueillir les avis des scientifiques sur la question, résultats que nous déclinons ci-après.

73• L’organisation de la veille a un effet sur la définition des sujets et sur la stratégie scientifique de l’UMR. Elle oblige à reformuler clairement et ensemble les orientations de la recherche, à afficher des thématiques communes et à identifier de nouveaux sujets. Cela parce qu’elle induit un effet de convergence des activités individuelles et incite le groupe à se centrer sur une question. Le fait que les groupes de veille se superposent aux groupes de recherche existants est un facteur de cohésion supplémentaire.

74• La veille favorise les échanges formels et informels et le partage d’information au sein d’un groupe. Le contenu des bulletins crée une culture commune dans laquelle chacun peut puiser des informations différentes.

75• Les rencontres liées au processus de veille permettent de mieux connaître les sujets des autres et de comprendre le contexte dans lequel s’insèrent les travaux de chacun.

76• Les documentalistes jouent un rôle de médiateurs pendant les réunions. Ils forment un élément modérateur extérieur au groupe, permettant des relations moins génératrices de conflits.

77• La veille est un facteur d’attractivité par rapport à l’extérieur de l’UMR. Elle participe à l’amélioration de son image auprès des partenaires français et étrangers et des organismes de tutelle. Ouvrir le service aux pays du Sud dans une volonté d’appui et de collaboration peut participer à renforcer le partenariat avec des équipes étrangères en déficit d’informations.

78• La veille est un service à distance indépendant des contraintes de déplacement et de dispersion géographique imposées par la recherche. On peut y participer quelle que soit sa localisation et rester en lien avec le groupe de veille ; en ce sens elle est un atout par rapport à la mobilité des chercheurs.

79• Le processus de veille améliore la circulation de l’information : une organisation plus centralisée permet d’éviter les doubles adressages. Ainsi les annonces de conférences, par exemple, sont maintenant réceptionnées par le centre de documentation qui se charge de les diffuser uniquement aux personnes directement concernées.

80Pour être efficace, la veille doit s’inscrire dans une politique générale de l’unité. Celle-ci doit affirmer sa politique d’appui à la production scientifique et donner des moyens en ce sens, sans quoi l’information contenue dans les bulletins ne pourra être utilisée ni trouver d’aboutissement.

81La veille ne comble pas les manques de la dynamique d’équipe. C’est un élément pro-actif qui aide à se centrer sur des sujets bien précis. Elle est efficace si elle est combinée à d’autres facteurs tels la création ou la restructuration des UMR, la naissance de dynamique d’équipe, etc. La préexistence d’un minimum de dynamique collective semble nécessaire à la mise en place de la veille. A contrario, la veille n’a pas d’effet sur une équipe déjà régie par une dynamique collective forte.

82Par ailleurs, sur le long terme, le gain de temps pour chaque chercheur et entre chercheurs est appréciable, notamment en ce qui concerne la recherche de l’information sur Internet et la sélection de ce qui est pertinent. On peut donc parler d’économies d’échelle pour la recherche.

L’impact sur la perception du métier de documentaliste

83Le service de veille a contribué à modifier le positionnement des documentalistes dans les équipes de recherche. Ce nouveau service est une source de motivation : la documentation s’intègre véritablement à la recherche et fait partie du projet scientifique en tant que force d’appui et de proposition. De fait, les documentalistes se sentent plus utiles car ils répondent vraiment à un besoin des scientifiques.

84La veille permet au documentaliste de prendre conscience qu’il est dans un contexte similaire à celui d’une équipe de recherche. En effet, l’organisation du service nécessite davantage d’interactions entre documentalistes. C’est un travail collaboratif engageant toute l’équipe dans une réflexion sur le processus de veille et son organisation, sur les capacités de chacun à assumer ces nouvelles fonctions, sur l’évolution et la remise en question permanente de ce service. Cette collaboration trouve son aboutissement dans la constitution d’un binôme de documentalistes rattaché à chaque groupe pour la collecte d’information, sa validation et la mise en forme des bulletins. Chaque documentaliste se spécialise sur un sujet en fonction de ses connaissances scientifiques, apportant ainsi un regard et une analyse différents pour le choix des informations et les orientations du groupe. De sorte que la pratique de la veille apparaît comme un facteur de progression et d’élargissement des connaissances techniques et intellectuelles permettant notamment de suivre l’évolution des thématiques.

85Grâce à ce service, les documentalistes s’orientent vers des fonctions à valeur ajoutée. La nouvelle forme de diffusion de l’information, tout électronique, nécessite de libérer du temps pour trier et valoriser ce surplus. Cela signifie diminuer la charge de travail liée aux tâches de gestion des documents papier. C’est un pas en avant vers un nouveau rapport à l’information. Les frontières de la bibliothèque s’élargissent au-delà de sa localisation géographique. On peut parler de globalisation de l’accès à l’information, contexte dans lequel le documentaliste a une place à prendre. La « paillasse » des scientifiques en sciences humaines, telle qu’évoquée au début de cet article, se déplace et s’étend de façon illimitée, ce qui n’allait pas de soi dans ce domaine qui a un rapport au document différent de celui des sciences dures.